Når det gjelder tidsstyring og organisering, er Eisenhower-matrisen et viktig og brukervennlig verktøy. Dens kvadranter letter beslutningsstøtte for å prioritere oppgaver. Finn ut hva som er anvendelsesområder og hvordan du bruker det effektivt.
Presentasjon av metoden
Mange metoder, før de ble brukt av ledere, var verktøy for militær strategi. Dette er tilfellet med denne matrisen forestilt av Dwight David Eisenhower.
I tillegg til å ha vært den 34. presidenten i USA, var Ike med kallenavnet en mester for alle kategorier når det gjelder produktivitet. Og dette, på forskjellige felt. Hemmeligheten hans? Et verktøy - en matrise mer presist - som gjør det enkelt og effektivt å prioritere i henhold til to akser: Viktighet og haster. Dette lar deg tegne fire forskjellige kvadranter:
- Kvadrant 1 : viktige og presserende oppgaver,
- Kvadrant 2 : viktige oppgaver, men ikke presserende,
- Kvadrant 3 : uviktige, men presserende oppgaver,
- Kvadrant 4 : Ikke-viktige og ikke-presserende oppgaver.
Den presserende + / viktigheten + skiven er selvfølgelig topp prioritet når det gjelder behandling. Oppgaver som verken er presserende eller viktige, faller ikke inn under de prioriterte målene. De kan til og med bli forlatt hvis de virkelig er unødvendige.
Bruksområder
Denne velkjente klassifiseringen gjelder på mange områder, både i yrkeslivet og i privatlivet:
- styring av tid,
- organisering av arbeidet hans,
- prioritering,
- beslutningstaking ,
- delegasjon til en tredjepart …
Interesser og grenser
Denne metoden har fordelen av reflektere over prioriteringen av handlingene sine og ta et skritt tilbake sammenlignet med sistnevnte.
Imidlertid er enkelheten som vises ved første øyekast litt av en vrangforestilling. Det er faktisk ofte reduserende å klassifisere oppgavene som skal utføres under disse 2 aksene. I tillegg kan den subjektive siden av vår vurdering raskt være en bremse når oppgavene ikke har en presis frist eller når det gjelder å bestemme viktigheten av en handling som skal utføres eller ikke.
Dermed er denne matrisen inngangspunktet for en analyse hvis mål for lederen spesielt er å definere oppgavene som skal delegeres. Avhengig av tilgjengelig tid og graden av viktigheten av handlingen som skal iverksettes, kan han bestemme hvilke deler han kan overlate til en eller flere samarbeidspartnere. Målet er å beholde kontrollen over arbeidsmengden og bruke merverdien klokt.
Hvordan bruke Eisenhower -matrisen?
De to aksene - viktighet og haster - gjør det mulig å definere 4 kvadranter som hver bestemmer karakteren til elementene den omfatter i henhold til disse 2 kriteriene.
Viktighet refererer til oppgavene som holder deg videre. Den er basert på sistnevnte innvirkning på andre elementer, men også på merverdien som realiseringen gir.
Haster refererer til oppgaver som krever din umiddelbare oppmerksomhet og er basert på tiden som kreves for å fullføre sistnevnte, så vel som deres frister. Noen ganger er det vanskelig å definere om et element haster eller ikke, ettersom det ofte er avhengig av eksterne faktorer. I tillegg er det veldig subjektivt: Hastighetsgraden vil variere fra person til person avhengig av hvordan de føler seg om den aktuelle oppgaven, knyttet til deres tilstand av stress, ferdigheter, erfaring, driftsmåte osv.
Således, for å fylle matrisen effektivt, er det viktig å være objektiv og være basert på faktiske og konkrete elementer i den grad det er mulig.
For å merke det viktigheten er viktigere enn det haster.
Kvadrant 1: viktige og presserende oppgaver
Liste her:
- oppgaver som krever superrask oppmerksomhet og handling - selv umiddelbart,
- de elementer som har innvirkning på målene dine ,
- de elementer som har direkte konsekvenser for fremdriften i et prosjekt ,
- en Problem å løse haster - konflikt, krise, etc. -
- de viktige samtaler / e -poster som må håndteres raskt …
Noen oppgaver finnes her fordi de ikke er planlagt effektivt. Dette kan være tilfelle for produksjon av en rapport eller en rapport du kontinuerlig har rapportert - som i utgangspunktet ville blitt plassert i kvadrant 2 eller 3 avhengig av saken - og hvis frist og betydning ikke gir deg noe annet valg enn å gjøre det en prioritet fra nå av, til posisjon i kvadrant 1.
Kvadrant 2: viktige, men ikke presserende oppgaver
Denne delen gjelder viktige oppgaver, men hvor hastegraden er lavere enn den som er plassert i kvadrant 1. Følgende må derfor angis:
- oppdrag som ikke har ingen forfallsdato, men som har en viss grad av betydning for deg, teamet ditt, virksomheten din, etc.
- de elementer å planlegge de neste ukene,
- øyeblikk dedikert til strategisk klokke ,
- de' utvikling av en handlingsplan , et prosjekt,
- de opplæring , coaching …
Kvadrant 3: uviktige, men presserende oppgaver
Her er de "forstyrrende" elementene som krever umiddelbar oppmerksomhet, men som ikke har noen reell innvirkning på arbeidet vårt, for eksempel:
- behandlingen av noen telefonsamtaler, e -poster, meldinger diverse,
- de forespørsel fra ansatte / kolleger / tjenesteleverandører trenger presserende informasjon, råd, en hjelpende hånd,
- de oppgaver som er viktige for andre, men ikke viktige for deg og fremdriften i arbeidet ditt,
- de elementer du kan delegere til en tredjepart …
Kvadrant 4: verken viktige eller presserende oppgaver
Denne siste boksen gjelder alle de parasittiske og ubrukelige elementene du må forlate for mer effektivitet:
- dårlige vaner uproduktive,
- distraksjoner hindrer deg i å gå fremover effektivt (surfe på internett, uønskede varsler, etc.),
- nøling tidkrevende og sluker positiv energi,
- de drøftelser på det du ikke har kontroll over …
Oppsummert er Eisenhower -matrisen absolutt ikke perfekt og til syvende og sist relativt vanskelig å bruke på en effektiv og relevant måte, men den har fortjenesten å implementere et interessant skritt tilbake når det gjelder håndteringen av vår mest dyrebare vare: tid så vel som bevissthet om vår tilstand av stress og vår måte å oppfatte haster - noen ganger ganske relativ.
Denne filen er referert til i: Tidsstyring: effektivitet, produktivitet og ro - Beslutningsprosesser: prosesser og fallgruver som skal unngås
