De 5 trinnene for å løse et problem
Du står overfor et problem og vet ikke hvordan du skal løse det.
Manager GO! tilbyr deg en brukervennlig prosess.
En metode som finner sin plass i lederens verktøykasse.
Se også infografikken som oppsummerer prosessen.
| Trinn | Verktøyene som skal brukes |
| 1 - Definer problemet som skal behandles | CATWOE -metode - Brainstorming - Omvendt brainstorming - QQOCQP - affinitetsdiagram - CIRCEPT -metode - pareto -diagram (20/80) |
| 2 - Identifiser årsakene | Brainstorming - Ishikawa Diagram - QQOCQP - Relationship Diagram - MECE |
| 3 - Finn en løsning | Brainstorming - Omvendt brainstorming - beslutningsmatrise - verdianalyse - trediagram - CIRCEPT - SCAMPER -metode - ASIT -metode - MECE - discovery -matrise |
| 4 - Start handlinger: implementer den valgte løsningen | Handlingsplan - Pert - planlegging Gantt |
| 5 - Overvåk effektiviteten til løsningen og implementeringen | Dashboard - Record sheet - pareto chart (20/80) |
-
Definer problemet som skal behandles
Det første trinnet er å skikkelig integrere inn og ut av problemet som skal løses. Og spesielt av ikke forveksle problemet med symptomene.
Det er hensiktsmessig å stille problemet for forstår alle dens dimensjoner og samle så mye informasjon som mulig som vil lette søket etter årsaker.
Avhengig av omfanget av problemet, involvere ansatte fra forskjellige avdelinger å utvide synspunktet om saken.
-
Identifiser årsakene
Her er et sentralt trinn, søket etter årsakene som påvirker. Et viktig poeng er å skille søket fra utvalget . Den første ber om å være uttømmende ved å liste opp alle mulige årsaker som kan påvirke problemet. Den andre, mer analytiske, tar sikte på å identifisere de som har en tilstrekkelig betydelig vekt til å bli behandlet.
Som ofte er djevelen i detaljene. Ved første øyekast kan opprinnelsen til problemet virke åpenbar. Derimot… vi må alltid være forsiktige med det åpenbare.
For forskning, lag en liste ved hjelp av metoder som brainstorming eller QQOQCP. Ikke forsøm noe. Igjen, en tilsynelatende uskyldig årsak kan meget vel spille en sentral rolle i problematisk behandlet.
For valg, rangere og rangere hvert alternativ. Ishikawa -diagrammet er et av de mest egnede verktøyene for denne oppgaven.
-
Finn en løsning
Som før, dette trinnet er delt inn i to faser: forskning og seleksjon ved å bruke verktøy som brainstorming, deretter bruke beslutningsstøttemetoder, for eksempel beslutningsmatrisen.
Valget av løsning tar hensyn forskjellige kriterier som enkelhet og implementeringshastighet, kostnader, ferdigheter som skal mobiliseres, risiko for bivirkninger. Endelig, det er ikke nødvendigvis den som har mest innvirkning som vil bli valgt . Noen ganger er det bedre å beholde et sett med sekundære løsninger som er enkle og raske å implementere i stedet for bare en, med absolutt sterk innvirkning, men tung og dyr å distribuere.
I noen tilfeller kan avgjørelsen valideres av en test før den generaliseres. Eksperimentering er alltid en utmerket måte å kontrollere relevansen av en beslutning.
-
Start handlinger: implementer den valgte løsningen
Når du har gjort ditt valg, er det på tide å ta affære. God forberedelse maksimerer kvaliteten på distribusjonen. Det hele starter med å sette mål for å sikre effektiviteten av handlinger.
Vær forsiktig med å ta hensyn til fenomenene motstand mot endring.
Vi inviterer deg til å konsultere vår fil om planlegging av handlinger og tilhørende virkemidler.
-
Overvåk løsningens effektivitet og implementering
Lansering av handlinger kan ikke eksistere uten nøyaktig overvåking gjennom et dashbord. Følg med på ikke forveksle handlingers effektivitet i forhold til målene som er tildelt dem - og som garanterer riktig implementering - med effektiviteten til løsningen for å løse det opprinnelige problemet .
I det første tilfellet evaluerer du implementeringen av en løsning; i det andre, relevansen av hans valg for å løse problemet.
Datagrafikk i sammendrag
Se også hele 8D -metoden - en integrert tilnærming til problemløsning eller ABCDE -metoden.
Og etter…
Hvis problemet ikke er løst, bør syklusen startes på nytt fra null med resultatene registrert i det siste trinnet som inndata.
Ytterligere råd
Her er noen punkter å vurdere.
Ikke hopp over undersøkelsesfasen til fordel for å finne en løsning
Analysen av et problem er en vesentlig forutsetning før du søker å løse det. Faktisk, uten en minimumsforståelse, er risikoen å legge et bandasje på et sår før du ser det åpne igjen. Hvilket utgjør å ikke behandle årsaken, men effektene, og derfor igjen oppleve utseendet til det du prøver å unngå.
Selv om løsningen virker åpenbar, må du ikke undvære en letefase
Se opp for snarveier. Å opptre er bra, men å ta konsekvente og effektive tiltak er åpenbart bedre.
I stadiene med å forstå problemet og finne årsakene
Ved flere problemer, fokuser du på å løse de enkleste først før du takler det mer komplekse
Det er mentalt mer behagelig og motiverende å starte med det enkleste. Enda mer hvis du jobber som et team. Gruppen må føle seg trygg og på en eller annen måte varmet opp før de tar fatt på mer kompliserte problemer.
Ikke fjern umiddelbart årsakene som ser ut til å være fantasifulle ved første øyekast
Dette er en gylden regel: ingen apriori ! I så fall risikerer du å gå glipp av det viktigste punktet.
Et råd: diversifiser profilene (forskjellige bakgrunner, yrker, funksjoner, hierarkisk posisjon, etc.) som utgjør arbeidsgruppen for å opprettholde en viss åpenhet i gruppen.
Ikke arbeid med alle aspekter av et problem samtidig.
Del dem i underdeler for å behandle dem før du setter alt sammen igjen. Det er enklere og mer effektivt å gjøre dette.
Legg merke til problemet i svart -hvitt
Med skriving kan du legge ned ting og stimulere andre deler av hjernen din. I en gruppe er det ideelle å bruke en bla å merke problemet. Så når vi ser etter årsakene, så løsningene, det sentrale spørsmålet er ikke mistet av syne. Det forblir i sentrum av refleksjoner.
I en arbeidsgruppe, oppnev en tilrettelegger
En arbeidsgruppe kan ikke selvregulere (fremvoksende rivalisering, forsvar av personlige posisjoner, etc.). Animasjon spiller en sentral rolle å sette gruppen i en gunstig stand for produksjon.
Den grafiske fremstillingen eller i form av en tabell med de identifiserte årsakene er en reell hjelp for å finne en løsning
På samme måte som det er viktig å merke problemet i svart -hvitt, er det relevant å bruke visuelle midler for å identifisere og klassifisere årsakene.
Tips: Fiskebeinsdiagrammet er veldig interessant for dette.
Når du undersøker og implementerer løsningen
Ikke glem parameteren "kostnad" i evalueringen av løsningene
Studer bra direkte og indirekte økonomiske konsekvenser av hvert alternativ: kostnadene ved implementering, drift, etc. Føl deg fri til å veie kostnaden opp mot fordelen. Se en lønnsomhetsberegning eller fra avkastning på investeringen for betydelige innsatser.
Sett indikatorer for å overvåke og evaluere løsningens effektivitet
Arbeidet stopper ikke etter å ha implementert det valgte svaret. Av hensyn til kontinuerlig forbedring - som f.eks deming hjul , det er nødvendig å etablere indikatorer.
2 typer indikatorer er mulige:
- styringsindikatorer: det er de som gir deg beskjed om at løsningen er på plass riktig.
- resultatindikatorer: for å sikre at du har valgt riktig løsning.
Lære mer om ytelsesindikatorer.
Utvikling av tiltak utføres før handlingsfasen.
Ta vare på implementeringen av løsningen
Har du funnet den perfekte løsningen? Perfekt. Det neste trinnet krever like mye engasjement for lage en effektiv implementeringsplan.
Litt lesing
En bok for å gå videre med vår partner Amazon
Problemløsning: Metoder, verktøy, tilbakemeldinger
