Hva er administrativ ledelse?
Du har ingenting å vinne når det gjelder omsetning, men god administrativ ledelse av virksomheten din er avgjørende for å drive virksomheten din med full trygghet. Administrativ ledelse i et selskap refererer til alle nødvendige og obligatoriske formaliteter og oppgaver, for å være i samsvar med loven og med dine strategiske mål.
Det dekker følgende områder:
- Ansvarlighet : redigering og sending av tilbud og fakturaer, debitor -kunders påminnelser, betaling av fakturaer, periodisk omsetning og momsdeklarasjoner, betaling av sosiale bidrag, godkjenning og arkivering av årsregnskap, betaling av skatt, etc.
- Menneskelige ressurser : ansettelse og oppsigelse av kontrakter, lønnsslipper og sosiale avgifter, ferieplan, erstatninger ved fravær, håndtering av tvister og arbeidskonflikter, overvåking av obligatorisk opplæring …
- Kjøp og salg : leverandørordre, lagerstyring, ettersalgsservice osv.
3 mål:
Å administrere det administrative arbeidet begrenser risikoen godt og har tre hovedmål.
Ikke kast bort penger unødvendig
Å selge produktene eller tjenestene dine er hjertet i virksomheten din. Det er salget du tjener penger på - for å tjene og vokse. Synd å miste unødvendig … Dårlig administrativ ledelse er en kilde til økonomisk tap.
Illustrasjoner: god overvåking av kundefordringene begrenser risikoen for ubetalt gjeld; overholdelse av juridiske frister i forbindelse med dine skatter og sosiale forpliktelser gjør det mulig å unngå sene straffer.
Oppretthold produktiviteten
For å få ytelse må du være operativt effektiv. God organisasjon i din bedrift er avgjørende for dette formålet, og din administrative ledelse har mye å gjøre med det … Med god administrativ organisering sørger selskapet for at dokumentene og filene som er viktige for dets aktivitet, blir bevart. Ingen risiko for tap eller ødeleggelse, produktiviteten bevares.
Få ro
Når administrasjonen hoper seg opp, blir gründerens sinn grumsete. Slipp tankene fri ved å rydde opp i administrative bekymringer, for å gå mer rolig og effektivt fremover.
Illustrasjoner: å betale regningene dine i tide unngår ubehagelige påminnelser fra kreditorene dine (leverandører eller offentlige administrasjoner); godt å administrere personalet ditt lar deg begrense juridiske rettsmidler og prosedyrer; Hvis e -posten din kjører jevnt, forhindrer den at det hoper seg opp på skrivebordet ditt.
3 utfordringer:
Du må forene tre problemer for å optimalisere den administrative styringen av virksomheten din:
- Å gjøre raskt : Vær lydhør og håndter det administrative arbeidet uten å kaste bort tid - du vil bruke tidsbesparelser på oppgaver med større verdiøkning.
- Administrer pålitelig : hastighet tilsvarer ikke hastverk … Ikke gjør en feil med å gå for fort, konsekvensene er ubehagelige - du må gjøre det igjen, du betaler straffer …
- Begrens kostnadene : fordi administrativ ledelse ikke sparer penger direkte, prøv å redusere kostnadene i det minste.
Outsource eller administrere internt: kostnadsbalansen på spill
Administrasjon er kjæledyret til mange bedriftsledere. Konsentrert om kjernevirksomheten din, mangler du tid og interesse for disse skremmende og tidkrevende oppgavene. Gode nyheter, løsninger - noen innovative - finnes for å optimalisere (det vil si for å akselerere og gjøre pålitelig) den administrative ledelsen av virksomheten din!
2 alternativer : flagge ut (delvis eller helt) med tjenesteleverandører, muligens på en dematerialisert måte, mot vederlag; opprettholde kontroll internt ved hjelp av programvareverktøy ad hoc , med tid og kompetanse.
Outsourcet ledelse: omfanget av delegasjonen og valg av tjenesteleverandører
Først og fremst er det godt å huske en ukjent sannhet: ingen lov forplikter selskapet til å ha en godkjent regnskapsfører. Men selskapet er i praksis, avhengig av juridisk status, underlagt regnskapsmessige, sosiale og skattemessige forpliktelser.
I mangel av ekspertise (og / eller tid) er den godkjente regnskapsføreren en verdifull alliert for å overholde dem. Når det gjelder for eksempel å opprette en balanse eller en skattepakke, er det vanskelig for lekmannen å takle det. Fordelen med den godkjente regnskapsføreren: via forlovelsesbrevet overlater du ham et bredt spekter av administrative oppgaver, med tanke på dine behov.
Eksempel: regnskapsføreren kan ta seg av visse oppgaver innen regnskap, men også i HR -spørsmål - spesielt lønnsslipper.
En annen tjenesteleverandør kan avlaste deg fra ditt administrative arbeid når det gjelder menneskelige ressurser: rekrutteringsfirmaet finner og opprettholder de beste kandidatene, og støtter deretter deres integrering i din bedrift.
Vær oppmerksom på at denne tjenesteleverandørens rolle er begrenset. Du er ansvarlig for de juridiske og regnskapsmessige formalitetene når den nye medarbeideren er i stillingen .
En advokat, på ad hoc -basis, kan hjelpe deg med forskjellige administrative spørsmål: strategisk rådgivning eller behandling av rettstvister, spesielt.
Å notere : noen eksterne tjenesteleverandører spesialiserer seg på ekstern eller administrativ assistanse på stedet. Du bestemmer med tjenesteleverandøren omfanget av oppdraget hans, avhengig av budsjettet ditt.
Intern administrativ ledelse: de viktigste verktøyene
Bortsett fra oppdragene som kan delegeres, forblir andre administrative oppgaver selskapets ansvar internt. Noen ledere ansetter spesielt for dette, andre bestemmer seg for å klare seg selv - hovedsakelig for å holde kostnadene nede.
Å notere : mikroentreprenøren, med forbehold om reduserte administrative forpliktelser, tyer sjelden til en ekstern tjenesteleverandør. Lederen for TPE pleier heller ikke å opprette en avdeling dedikert til administrasjon.
For å optimalisere den administrative styringen av din bedrift til en lavere kostnad, dra fordel av dedikerte SaaS-type plattformer:
- inkassoprogramvare for å automatisere påminnelsene dine,
- en faktureringsløsning for å spare tid når du redigerer fakturaene dine,
- et lønns- og HR -styringsverktøy,
- en ERP for å sentralisere dataene dine og effektivt administrere den overordnede administrative styringen.
