Hva er kick-off-møtet? Dette er rett og slett et kick-off-møte for et prosjekt. En oppstart som ikke bør ignoreres for å starte prosessen godt. Er du prosjektleder? Her er et privilegert verktøy for å sette deg i fase med interessentene, styrke din kreditt og gi teamet ditt energi.
Årsaker til kick-off-møtet: målene
Hvorfor bruke kick -off -møter? Styringsgruppe , interessenter, prosjektgruppe, viktige brukere … Hvorfor ta med de involverte aktørene rundt et bord? La oss se målene som er tilordnet disse møtene:
- reklamere eierskap til prosjektet av alle hovedpersonene
- kommunisere på viktige punkter
- sørg for at alle er det i tråd med målene, midlene …
- å lage en positiv dynamikk rundt prosjektet
- du troverdighet så vel som laget
- å stirre driftsreglene
Før avspark
Som alle møter, nøkkelen til suksess er nøye forberedelser. Ikke overse dette punktet.
Et annet tips: send prosjektplanen før møtet.
Trinn
Enkelhet og effektivitet er stikkordene for denne typen møter.
Det er ikke et spørsmål om å drukne deltakerne under en flom av ufordøyelig informasjon, men tvert imot for å lette forståelsen og gi tillit.
Infografikk:
La oss se hva som er hovedfasene:
-
Introduksjon
Presenter deg selv og inviter deltakerne til å gjøre det samme . Desto viktigere hvis noen ikke kjenner hverandre. Hva skal jeg si? Det viktigste: etternavn, fornavn, funksjon i selskapet. Deres rolle i prosjektet vil bli spesifisert senere.
Presentasjon av dagsorden
Detaljert artikulasjonen av møtet ved å bruke en presis agenda . Definer hvert trinn og den generelle driftsmåten: når du skal stille spørsmål, etc. Husk at denne typen møter må ikke bli til en monolog , men tvert imot for å fremme utvekslinger. Målet er å involvere alle i rommet. Samarbeid er regelen.
Påminnelse om prosjektkontekst og presentasjon av målene
Kom tilbake til opprinnelsen til prosjektet og dets mål. Hvilke spørsmål reagerer den på? Ikke alle har samme informasjonsnivå som historien og årsakene som førte til lanseringen av prosjektet. For å fullt ut forstå dets særegenheter, begrensninger, problemstillinger og fullt ut følge resultatet av operasjonene, det er grunnleggende å integrere hvorfor . Kort sagt … gi mening til handlingen!
Mangfoldet av profiler rundt bordet er en kraft for suksess, men krever også en betydelig kommunikasjonsinnsats.
Angi de overordnede målene, og eventuelt fordelt på område. Spesifiser leveransen.
Beskrivelse av prosjektets hovedfaser
Beskriv prosjektplanen og spesielt gjennomføringen ( workshops, osv.) med leveringsdatoer. Dette er anledningen for å sikre at ingenting er glemt og at metoden passer for alle. Denne valideringen er viktig. Det forhindrer - eller i det minste reduserer - påfølgende tidstap på grunn av misforståelser av den valgte tilnærmingen.
Hvis du bruker programvare for prosjektstyring, gir du informasjon om hvem som skal ha tilgang og hva du skal gjøre.
Presentasjon av teamet: rolle og ansvar.
Ta deg tid til å gjøre det bra forklare hvem som gjør hva og hvorfor hver person ble valgt . Forklar hvordan hver enkelt vil jobbe med de andre, hvordan teamet fungerer. På den praktiske siden: Lag en liste med kontaktinformasjon for hver høyttaler som du kan distribuere (e -post, telefon, etc.). Legg vekt på viktigheten av teamarbeid for at prosjektet skal lykkes.
Identifisering og håndtering av risiko
Nevn de potensielle risikoene og presenter tiltakene som er iverksatt for å håndtere dem (forebygging og / eller behandling, hvis det er aktuelt). Ikke glem disse truslene som vanligvis henger over all ny praksis: motstand mot endring! Forvent dem ved å bruke en strukturert tilnærming for å klare dette veldig menneskelige aspektet.
Kommunikasjonsplan presentasjon
Hvem vil bli informert? Når ? På hvilken måte ? Denne delen blir ofte oversett i prosjekter. Dette er imidlertid en søyle i tilegnelsen av emner av lagene og et viktig verktøy for å forhindre motstand mot endringer (se ovenfor).
Validering av suksessforanstaltninger
Indikatorene er veldig viktig for å evaluere oppnåelsen av de opprinnelige målene. Enighet om definisjonen deres er obligatorisk for å unngå enhver senere tvist.
Planlegging av de neste møtene
Avtal nå med forsamlingen om datoene for de følgende møtene.
Denne filen er referert til i: Prosjektrammer - Prosjektledelse
