Suksessen til et prosjekt avhenger av en klar og presis definisjon av hver aktørs roller og ansvar. Det er nettopp her RACI Matrix kommer inn. Du vil lære gjennom dette praktiske arket hvordan du bruker dette verktøyet.
Definisjon av RACI
Hvem gjør hva ? Hvem er ansvarlig for denne delen? … Ofte hørte spørsmål når prosjektet allerede er lansert!
Dette verktøyet gir et veldig operativt svar for å visualisere rollefordelingen på et øyeblikk.
Navnet på denne matrisen er et akronym:
- R - Ansvarlig - innser han
- A - Ansvarlig - han fører tilsyn og rapporterer
- C - Konsultert - gir han råd
- Jeg - informert - blir han informert
Disse er roller knyttet til et prosjekt . Du vil se hvordan du knytter dem til interessenter senere.
Noen ganger vil du støte på et lignende akronym, RASCI. S som tilsvarer støtterollen, en komplementær rolle som kan være viktig avhengig av prosjektets art.Når skal jeg bruke en RACI?
Denne matrisen tillater det enkelt å vite hvem deltakerne er og hvordan hvert medlem av teamet griper inn i prosjektet . Et spesielt relevant koordinerings- og kommunikasjonsverktøy for komplekse prosjekter der risiko for overlapping er mulig. Det er noen ganger veldig vanskelig å vite hvem som er ansvarlig for et skritt, en milepæl, en oppgave - hvem må bestemme … Enhver voldgift blir da delikat.
Vær oppmerksom på at dette verktøyet kan også brukes til å definere rollene til aktører i en prosess eller aktivitet . En veldig praktisk og operativ måte å beskrive hva folk gjør i en organisasjon. Det gjør det faktisk mulig å sikre at enhver aktivitet har en leder.
Til slutt kan den brukes til å delegere oppgaver. Alle kjenner dermed sitt virkeområde og ansvar.
Hvordan bruke en RACI?
Det er bygge en dobbel oppføring matrise med online aktiviteter, oppgaver, handlinger, milepæler, leveranser, etc. og i kolonnen, høyttalerne. Roller og ansvar er angitt i krysset mellom rader og kolonner.
En liten presisering: de nevnte interessentene er ikke nødvendigvis fysiske personer. Tabellen kan nevne enheter som avdelinger, funksjoner eller yrker.
Det er da nok å merke seg hvilken rolle hver høyttaler spiller i henhold til aktivitetene. Hva kommer tilbake for å fylle ut kryssene mellom rader og kolonner med en eller flere bokstaver:
- MINISTEREN - Begrepet "ansvarlig" er misvisende. Disse menneskene er ansvarlige for å utføre oppgaven de er utnevnt til. De er under ansvar av en A. Logisk har hver linje minst en R.
- A - Disse medlemmene er ansvarlige for å godkjenne og validere handlinger. De rapporterer om omkretsen som er betrodd. Dette er de virkelige menneskene som er ansvarlige. De har autoritet over R. Hver handling må ha en A og bare én.
- C - De er generelt eksperter som har ekspertise på den aktuelle oppgaven. De gir råd. A står fritt til å følge dem eller ikke.
- I - Disse menneskene må informeres selv om de ikke utøver en direkte rolle i prosjektet fordi de kan påvirkes på en eller annen måte. De er en kopi av de viktige punktene og avgjørelsene.
Det er ikke uvanlig at samme person har flere roller for samme aktivitet - eksempel: A og R. Individet er i dette tilfellet den egen personen som er ansvarlig for oppgaven sin.
Hvordan bestemme hver enkelt rolle?Her er noen eksempler på spørsmål du kan stille deg selv:
- R - Hvem har ansvaret for denne oppgaven?
- TIL - Hvem er beslutningstakeren? Hvem kan bestemme om det er et problem? Hvem validerer utgangene?
- VS - Hvem har kompetanse på feltet? Hvem kan hjelpe med verdifulle råd for å få jobben gjort?
- D - Hvem påvirkes av aktiviteten? Hvem må nødvendigvis informeres?
Eksempel på RACI -matrise
Her er et eksempel på implementering. Prosjektet: utvikling av en webapplikasjon for markedsføring
| Prosjektleder | Informa. | Marked. | Opplæring | Salg | |
| 1 - Uttrykk for behov | R | R, A. | Jeg | VS | |
| 2 - Definisjon av spesifikasjonene | R, A. | VS | R | Jeg | |
| 3 - Utvikling | TIL | R | Jeg | ||
| 4 - Mottak av søknaden | R | R, A. | |||
| 5 - Brukeropplæring | R, A. | ||||
| 6 - Produksjon | TIL | R | R | Jeg |
1 - I denne fasen er markedsføringen ansvarlig for å uttrykke sine behov. Han jobber i samarbeid med prosjektlederen, og stoler også på råd fra selgeren. Treningsavdelingen informeres om behovet.
2 - For utarbeidelsen av spesifikasjonene faller ansvar A denne gangen på prosjektlederen. IT kommer inn i løkken ved å gi råd. Selgeren informeres.
3 - IT er ansvarlig for utviklingen av applikasjonen under ledelse av prosjektlederen. Sistnevnte holder markedsavdelingen informert om fremdriften på scenen.
4 - Mottak utføres av de to enhetene; rekvirenten validerer søknaden eller ikke.
5 - opplæringstjenesten spiller inn ved å tilby den nødvendige opplæringen. Denne tjenesten rapporterer om kvaliteten på overføringen.
6 - IT setter applikasjonen i produksjon under prosjektlederens myndighet. Markedsføring gir de nyeste oppsettdataene. Salgsrepresentanten blir informert om distribusjonen av løsningen.
Du trenger ikke å ty til sofistikert programvare, klassisk Word og Excel er mer enn nok til å bygge og bruke en RACI -matrise. Imidlertid kan denne funksjonaliteten integreres i programvarepakker for prosjektstyring.
