Kommunikasjon er en nøkkel for å nå målene. I tilfelle kompleksitet, betydelige innsatser osv., Er det tilrådelig å utvikle en prosjektkommunikasjonsplan. Her gir vi en mal for å hjelpe deg i denne øvelsen.
Hva er en prosjektkommunikasjonsplan for?
Å kommunisere godt betyr å levere riktig informasjon, til rett person, til rett tid, i riktig format og med riktig medium.
I tilfelle få mennesker trenger å bli informert, er det lett å kommunisere de forventede elementene til dem. Ting blir tøffe når samtalepartnerne er mange, spredt i flere avdelinger, med svært forskjellige profiler. Kommunikasjonsplanen tar da all sin interesse. Det hjelper deg virkelig å mestre kommunikasjonen.
Målene dine
Bestemme seg for hva du skal kommunisere og til hvem avhenger av hvert måls rolle og posisjon overfor prosjektet. Her er noen eksempler på mål:
- Hjelp til beslutningstaking
- Varsel om vanskeligheter
- Informer om fremdriften i et prosjekt
- Få støtte
- Skaff ytterligere ressurser
- Sørg for at ingenting er glemt
- Forbereder bakken for endring
- …
Hvem er mottakerne?
Som vi sa, er det potensielle publikummet heterogent. For eksempel :
- prosjektlaget
- prosjekt sponsor
- styringsutvalget
- forvaltningskomiteen
- prosjektklienten (intern eller ekstern)
- andre interessenter
Hvilken informasjon skal den inneholde?
Målene dine skal bringes nærmere mottakernes forventninger: hva vil de vite? Det er viktig å identifisere typen informasjon, tilhørende omfang og detaljnivå som hver ønsker å innhente. Det er ikke ikke snakk om å drukne sine partnere og samarbeidspartnere under et informasjonsfjell. På den annen side må du sørge for at hver parts forventninger blir oppfylt.
En annen parameter å ta hensyn til: fasen der prosjektet ligger. Avhengig av fremdriftstilstanden, er informasjonen som sendes annerledes. For eksempel kommuniseres prosjektplanen ved lansering, mens budsjettovervåking deles når utførelsesfasen har startet.
Typer informasjon som skal kommuniseres
Her er en ikke-uttømmende liste over innholdet som skal overføres:
- dashbordet for prosjektledelse
- budsjettovervåking
- planlegging av overvåking
- oppfølging av leveranser
- forsinkelser og andre vanskeligheter
- oppdaterte risikoer
- avgjørelsene som er tatt
Igjen, innholdet i meldingen og dens form avhenger av målet og de tildelte målene . En sponsor vil følge resultatene gjennom en detaljert Excel -tabell. Tjenestelederne som snart blir påvirket av prosjektrelaterte endringer vil motta et hyggelig "selger" -nyhetsbrev om påfølgende fremskritt. Den grunnleggende informasjonen er den samme. Målet er å oppnå vedheft av sistnevnte.
Planlegg forberedelse
For å skrive dokumentet, samle informasjonen ved å svare på følgende spørsmål:
Hva ? Målene dine
Hva er dine mål? Hvorfor vil du kommunisere?
WHO ? Målet ditt
Hvem vil du kommunisere med? Hvorfor (fra ditt synspunkt og deres) Hvilken informasjon vil du gi videre til dem?
Hvor ? Kildene
Hvor går du for å få informasjonen som skal overføres?
Hvordan? 'Eller' Hva? Overføringsverktøy
Hvilke medier skal brukes (papir, datafil, etc.)? Hvilke kanaler bør mobiliseres for å kommunisere dem (via e -post, i møter, via telefon, etc.)?
Av hvem ? Prosjektkommunikasjonsleder
Hvem er ansvarlig for å forberede og overføre informasjonen? Denne rollen er ikke bare overført til prosjektlederen. Medlemmer av teamet, sponsoren eller andre kan snakke avhengig av publikum og tema.
Når og hvor mye? Kommunikasjonstakten
Når og hvor ofte? Hver uke ? Hver måned ? Etter en identifisert hendelse? etc.
Valget av kommunikasjonsmidler må gjøres i lys av det økonomiske og menneskelige budsjettet som du kan bruke på denne delen. Dette er selvfølgelig en parameter som må tas i betraktning når planen utarbeides.
Prosjektkommunikasjonsplan mal
Et slikt dokument består vanligvis av 4 hoveddeler. Innledningen, målene, oppsummeringsmatrisen som viser elementene som er kommunisert til hvert publikum og timeplanen å organisere de forskjellige handlingene til com.
1 - Innledningen
Den plasserer denne planen i prosjektets generelle problematisk så vel som i konteksten. Den minner om særegenhetene i arbeidet. For eksempel: flere interessenter, store menneskelige spørsmål, store investeringer, etc. slik at leseren fullt ut kan forstå viktigheten av kommunikasjon i prosessen.
2 - Kommunikasjonsmål
Detaljert forklaring av målene og målene som er tildelt når det gjelder informasjon. Kort sagt, hva du forventer av denne planen.
3 - Kommunikasjonsmatrise
Visualisering av: hvem skal motta hva? Hvorfor ? Hvordan? 'Eller' Hva? Når ? Og av hvem?
| Målgruppen | Kommunikasjonsmål | Type informasjon | Overføringsmedium | Periode / frekvens | Ansvarlig for handling |
4 - Kommunikasjonsplanen
Her er den operative delen. Fordelen med dette verktøyet er å organisere prosjektkommunikasjon ved å planlegge levering av informasjon til de forskjellige målene. Dette er en variant av den forrige tabellen ved å organisere den over tid.
| Prosjektfase | Dato (eller milepæl) | Mål | Informasjon som skal overføres | Overføringsmedium | Ansvarlig for handling |
| Innramming | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Henrettelse | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Konklusjon | xx-xx-20xx |
Denne filen er referert i: Å vite hvordan man kommuniserer for å involvere
