Flere og flere selskaper opplever fjernarbeid for enkelte ansatte - noen ganger for alle sine ansatte. Å forlate modellen for et tradisjonelt arbeidsmiljø medfører uunngåelig en endring i styringsmetoder, metoder og vanlige prosesser.
Å administrere et virtuelt team krever en rekke verktøy og spesifikke ledelsesrutiner.
Rask navigering
- Hva er et virtuelt team?
- De fire dimensjonene til et virtuelt team
- Nøklene til å administrere slike team
- Praktiske tips for å håndtere geografisk spredte ansatte
Hva er et "virtuelt" team?
Det er først og fremst interessant å huske hva et team er, enten det er virtuelt eller ikke. Et team er en gruppe individer som jobber sammen i samme retning. Den eksisterer bare gjennom sine oppdrag, sine prosjekter, sine kollektive mål. Alle identifiserer seg selv som en del av samme enhet. Alle handler i gruppens interesse, under ledelse av en leder.
Et team sies å være "virtuelt" når medlemmene ikke alle jobber fysisk på samme sted og samtidig. Det er derfor et spørsmål om å jobbe sammen, men hver for seg. Sammen i den forstand at hele teamet går i samme retning, mot det samme målet. Hver for seg, fordi ikke alle ansatte deler samme kontor, samme miljø, samme arbeidstid osv. og møtes faktisk ikke veldig sjelden.
Det finnes flere typer såkalte "virtuelle" lag. Det kan fungere i team hvis medlemmer alle er i samme geografiske område, men jobber - regelmessig eller heltid - fra et sted som ikke er selskapet. Noen jobber hjemmefra, andre er fans av coworking -sentre, andre reiser rundt på planeten som en del av sine oppdrag og kommuniserer fra sin nåværende arbeidsplass. Noen ganger har teamet ingen fast og permanent møteplass.
Med fremkomsten av ny teknologi, spesielt innen kommunikasjon, lærer ansatte i virtuelle team å jobbe sammen, mens de er alene, mot et felles mål. Tid, rom og organisasjon blir omdefinert. Koblingen mellom de forskjellige ansatte i det samme teamet styrkes takket være nye kommunikasjonsmåter.
Å komponere og administrere et virtuelt team har selvfølgelig fordeler, men også visse grenser.
Fordeler
- Fleksibilitet for teammedlemmer - bedre balanse mellom privat- og yrkesliv, organisering av arbeidstid, organisering av oppgaver, etc.
- Reduserte kostnader for organisasjonen - infrastruktur, eiendom, utstyr, omsetning, etc.
- Bedre produktivitet - mindre nedetid, bedre kommunikasjon …
- Økt tilfredshet fra ansatte …
Grenser
- Gruppemedlemskap og identitet vanskelig å gjennomføre,
- Gruppesamhold noen ganger vanskelig å skape, vanskelig tillit å installere,
- Vanskeligheter i rekruttere de riktige profilene , sammensett riktig lag,
- Teknologiske forskjeller avhengig av plasseringen av de ansatte, IT -vedlikeholdsvansker, tilleggskostnader for tjenestene som er satt opp i henhold til de geografiske områdene, etc.
- Kulturelle barrierer, hvis noen,
- etc.
De fire dimensjonene til et virtuelt team
Jessica Lipnack og Jeffrey Stamps har etablert 4 dimensjoner som kjennetegner et virtuelt team:
- Formålet med laget : oppdrag for å oppnå et mål og oppnå resultater. Dette utmønter seg i engasjementet, gjennom daglige oppgaver og oppdrag, for hvert medlem av teamet for å oppnå et felles mål. Sistnevnte er klart definert, delt og akseptert av alle. Dette resulterer i spesifikke roller, ansvar og oppdrag for hvert medlem av teamet. Målene er dermed både individuelle og avhengige av hverandre.
- Enkeltpersoner : en leder / leder, ansatte, 2 dimensjoner - internt og eksternt. Et virtuelt team er ikke bare et sett med teknologier, hver mer utviklet enn den andre. Medlemmer av et slikt team må kunne jobbe på to nivåer: internt (uavhengig og med andre teammedlemmer), men også eksternt (med partnere utenfor teamet - leverandører, kunder, ulike tilbydere, etc.).
- Lenker : interaksjoner, mellommenneskelige relasjoner via kommunikasjonsmidler. Teammedlemmer er koblet gjennom forskjellige verktøy (e -post, direktemeldinger, videokonferanser, etc.) for å kunne samhandle med hverandre. Disse verktøyene gjør det mulig å slette avstanden, legge til rette for arbeid og beslutningstaking. Medlemmene i et virtuelt team bygger dermed solide mellommenneskelige relasjoner og utvikler et klima av gjensidig tillit. Grunnleggende elementer for effektivitet og produktivitet.
- Av midlertidighet : en agenda / kalender, prosjekter, en livssyklus for team. Lederen for et virtuelt team vil ikke kunne samle alle medlemmene samtidig på samme sted som han ville gjort med et klassisk team. Han må håndtere alles agendaer og tidsbegrensninger. Hvert medlem på sin side må gjøre den nødvendige innsatsen for å tilpasse seg så godt som mulig. Det ideelle er å definere dette så snart laget er sammensatt, slik at det kan streife omkring før det finner prestasjonshastigheten.
Nøklene til å administrere et virtuelt team
Du administrerer ikke et virtuelt team akkurat som du administrerer et "klassisk" team. Det er noen få regler å følge.
Kommuniser effektivt
Kommunikasjon er grunnlaget for ethvert forhold. Når du leder et team av samarbeidspartnere spredt på forskjellige steder, er det viktig å sette opp flere kommunikasjonsverktøy med spesifikke formål:
- del informasjon formelle alle andre medlemmer av teamet eller bare noen,
- chatte uformelt med kolleger, slik vi ville rundt kaffemaskinen eller rundt hjørnet av en korridor - for eksempel via Slack,
- utveksling i et møte ,
- overføre et vesentlig element til hele teamet,
- gå videre med et prosjekt ,
- kommunisere et presserende element direkte til rett person,
- etc.
Derfor er det viktig å fra begynnelsen tydelig definere bruken av hvert av kommunikasjonsmidlene som er gjort tilgjengelig. Dette unngår senere misforståelser eller tap av tid i organisasjonen. I tillegg bidrar det til en viss følelse av å tilhøre en gruppe. Hvert teammedlem vet hvilket verktøy som skal brukes, når og til hvilket formål.
Det er også viktig at alle teammedlemmer får tilgang til alle kommunikasjonskanalene som er satt opp raskt og intuitivt. Tilstrekkelig opplæring må tilbys hver ansatt, enten det gjøres in situ eller via en videosamtale eller på annen måte som gjør at deltakeren helt og umiddelbart kan ta eierskap til det aktuelle verktøyet.
Advarsel : det er viktig å sikre kommunikasjonsmidlernes sikkerhet, spesielt når det gjelder utveksling av konfidensielle data.
Administrer prosjekter
Spesielt er det dannet et team for å gjennomføre prosjekter.
For dette er det viktig å investere i samarbeidsverktøy , spesielt dedikert til prosjektledelse, slik at det er mulig å følge tidsfrister, dele informasjon, sende varsler og varsler, følge alles fremgang, utstede en ukentlig eller månedlig oppfølgingsanmeldelse som viser alt som må gjøres, av hvem og når.
Bruken av slike verktøy forbedrer ikke bare produktiviteten, men fremmer også kommunikasjon og utveksling mellom de forskjellige medlemmene i teamet. Sistnevnte kan når som helst følge utviklingen til sine kolleger, samle informasjonen de trenger, rapportere om egen fremgang osv.
Utvalget av prosjektstyringsverktøy er bredt. Alle vil velge den formelen som passer best for deres aktivitetsfelt, organisasjonen og behovene til teamet deres.
Mobilisere og motivere troppene
For å involvere og motivere sine ansatte spredt på forskjellige geografiske steder, må lederen gir maksimal fleksibilitet, autonomi og handlefrihet. Slike team er spesielt effektive i frigjorte organisasjoner, preget av en driftsmåte som tilbyr en stor del av selvledelse og ansvarlighet for sine ansatte.
Dette betyr ikke at han må nøye seg med å følge prosjektene og hans samarbeidspartnere på avstand, uten å ha interaksjon med dem regelmessig. Derfor er det avgjørende for ham å stimulere en gruppedynamikk og opprettholde en viss emulering av blant annet:
- del visjonen din, gi mening,
- husker de felles målene,
- bygge en sterk bedrifts- / teamkultur,
- gjenkjenne og verdsette arbeidet som tilbys,
- øke de forskjellige kommunikasjonskanalene …
Praktiske tips for daglig administrering av et virtuelt team
For å maksimere produktiviteten og suksessen til et team av geografisk spredte ansatte, må lederen bruke de riktige verktøyene og bruke de riktige styringsmetodene, samtidig som han har et visst antall spesifikke kapasiteter. Fra samarbeidsverktøy til viktige praksiser, her er noen ideer for å administrere et virtuelt team.
Rekruttere de riktige personene
Sett sammen DET rette teamet . Det som vil bestå av samarbeidspartnere som er i stand til å arbeide effektivt eksternt. Tilstrekkelig autonom, motivert, ressurssterk, med god evne til å kommunisere skriftlig og muntlig, og vite hvordan de skal håndtere tiden sin effektivt. Og spesielt hvem man skal ha full tillit til. Tanken er ikke at lederen bruker tiden sin på å kreve ansvarlighet for å sikre at jobben er utført.
Når de rekrutterer disse medarbeiderne, må lederen spesielt sikre deres evne til å jobbe i et virtuelt team: rolig med kommunikasjonsmidlene som er tatt i bruk og innført, ressurssterk i møte med vanskeligheter eller problemer som skal løses, men i stand til å be om hjelp om nødvendig.
Lag et tillitsforhold med hver ansatt
Tillit er grunnlaget for ethvert forhold. Dette gir god mening når lederen og hans samarbeidspartnere bare ser hverandre av og til.
Det er viktig for lederen å opprette og opprettholde en spesiell kobling med hvert medlem av det virtuelle teamet:
- kommunisere individuelt og regelmessig med alle,
- kontakt hver ansatt regelmessig for å gjøre status over aktuelle prosjekter og oppdrag, men også for å utveksle mer uformelt,
- tilby vanlige videosamtaler for å humanisere forholdet,
- gi og be om tilbakemelding,
- etc.
Lag et virtuelt teamcharter
Opprett et dokument som tydelig definerer teamet og dets driftsregler:
- hensikt av gruppen,
- definisjon av virtuelt team ,
- presentasjon av medlemmene : identitet, roller, ansvar, kontaktinformasjon, bosted, etc.
- driftsregler : arbeidsorganisasjon, kommunikasjonsprosess, informasjonsdeling og prosjektledelsesprosess, planlegging av formelle og uformelle møter, etc.
- mål definisjon : midler gjort tilgjengelig, forventede resultater, indikatorer som brukes, etc.
Dette dokumentet kan også tjene som støtte for enhver nykommer i teamet.
Definer arbeidsprosesser som er både standardiserte og fleksible
Verktøy, arbeidsorganisasjon, prosess, kommunikasjon, utstyr og noen ganger møbler og arbeidsmiljø er elementer som kan pålegges ansatte. På den ene siden for å lette arbeid og utveksling. På den annen side, for å pleie følelsen av å tilhøre den samme gruppen.
Standardisering og samtidig overlate tilstrekkelig autonomi og frihet til ansatte er en garanti for tillit og konsekvens. Alle er underlagt de samme reglene.
Denne konsistensen til manageren overfor alle medlemmene i teamet hans gir bedre effektivitet og unngår misforståelser og andre demotiverende faktorer.
Definer tilkoblingstidspunkter
Sørg for at blant tidene til samarbeidspartnerne er visse tidsluker sammenfallende, spesielt når teammedlemmene jobber fra steder som har forskjellige tidssoner. Lederen kan bruke disse øyeblikkene til å organisere utvekslinger mellom alle medlemmene i gruppen og / eller for å kommunisere med hele teamet.
Det anbefales å har et flertall ansatte som arbeider samtidig over et område på 3 til 4 timer per dag i det minste. Selv om ingen spesiell utveksling er nødvendig, gjør dette prinsippet det mulig å definere et bestemt medlemskap i samme gruppe. Ansatte føler seg mindre isolerte og kan samhandle om nødvendig.
I tillegg tillater det raskere og mer effektive problemløsninger, om nødvendig.
Bygg en teamidentitet
Organiser vanlige teambuilding -arrangementer der alle medlemmer av det virtuelle teamet vil være fysisk tilstede. Hvis dette av en eller annen grunn ikke er mulig, organiser utfordringer eller helt uformelle videosamtaler der teammedlemmene kan bli bedre kjent med hverandre. Det kan være interessant å planlegge regelmessige utvekslinger utenfor arbeidet.
- Lag et identisk arbeidsområde for alle (maskinvare, programvare, applikasjoner, etc.),
- Involver ansatte så mye som mulig i definisjonen av de forskjellige protokollene
Lag en virtuell kaffemaskin
På kontoret er det mange muligheter til å diskutere og bli bedre kjent med kollegaene dine, knytte solide arbeidsforhold: hilsener, pauser, kaffemaskin, møter, bursdagsfester, etc. Når laget er geografisk spredt, er det viktig å skape muligheter for å gjøre det samme til tross for avstanden.
Instant messaging, tilgjengelig når som helst og for alle medlemmer av teamet, kan tillate både ikke-profesjonelle og profesjonelle utvekslinger, samtidig som den beholder den samme "lette" tonen som vi ville bruke hvis vi delte det samme kontoret. Ansatte vil for eksempel kunne feire bursdager eller en annen viktig dato angående sine kolleger, dele sine planer for helgen eller til og med dele sine erfaringer / oppdagelser / hobbyer.
Oppmuntre til personlig kontakt og mellommenneskelig utveksling mellom teammedlemmer.
Gjenkjenne og belønne arbeidet som er utført
Belønne godt arbeid for å opprettholde motivasjon og engasjement. Det kan være hensiktsmessig å sette utfordringer som, hvis vunnet, vil gi opphav til en belønning: å gjennomføre et visst antall prosjekter, oppnå en definert omsetning, validere nye ferdigheter, tilegne seg ny kunnskap osv. Disse belønningene kan være av forskjellige typer: bonuser, nytt ansvar, invitasjoner til en bestemt begivenhet, gaver, etc.
En slik tilnærming tillater ikke bare at motivasjonen opprettholdes på et høyt nivå, men lar også hver ansatt føle seg som en del av et ekte team.
- Sett SMART -mål,
- Fremme rollen til alle i gruppen,
- Feir suksesser,
- etc.
Denne filen er referert til i: Å være en god leder: praksis og verktøy - Hvordan administrere et team?
