Å strukturere dagene og formalisere noen få referanser er en måte for lederen å få tid, effektivitet og tilgjengelighet, ikke bare for seg selv, men også for sine ansatte.
Hvorfor planlegge dagen din?
For lederen er det mange fordeler med å effektivt strukturere arbeidsdagene. Omhyggelig planlegging gjør det faktisk mulig å:
- spare tid
- gevinst i effektivitet
- få energi
- redusere stress
- øke tilgjengeligheten for ansatte
- bedre håndtere det uforutsette
God daglig praksis
Det er flere gode vaner å ta for å bli bedre organisert på jobben. Vi kan spesielt nevne:
- Ta 15 minutter om dagen til å gjøre oversikt over dagen om morgenen og ta en titt på neste dag.
- Ha dagsplanen din praktisk, slik at du ikke mister oversikten over dagen din.
- Vær streng i organisasjonen din og respekter timeplanen din så mye som mulig.
- Hold timeplanen oppdatert, valider oppgavene som er utført, avtalene som er gjort …
- Unngå å bli forstyrret når oppgaven krever det.
- Reserver øyeblikk av ro for oppgavene som ligger i rollen som leder.
- Gi tid til det uventede.
- List opp mikrotaskene i rekkefølge etter betydning og hastverk (bruk for eksempel Eisenhower -matrisen)
Hvordan planlegge dagen din effektivt?
-
Analyser dagene dine over en uke
Det handler om å merke seg hvordan man bruker tiden sin i løpet av dagen. Det er viktig å ikke begrense deg til studiet av en enkelt dag, men å gjennomføre en personlig revisjon over en uke for å få et mer presist syn.
- Bestem den daglige arbeidsmengden som faktisk kan oppnås
- Identifiser de mest produktive oppgavene
- Identifiser parasittisk sløsing med tid
-
Lag en tidsplan, inkludert graden av prioritet for oppgavene
Når oppgavene dine er analysert, er det viktig å plassere dem på en enkelt tidsplan, og vær forsiktig med å tildele dem en grad av prioritet (se neste punkt).
-
Prioriter effektivt
Å bestemme en grad av betydning og hastverk for hver av oppgavene er avgjørende for en effektiv organisasjon. For dette er Eisenhower -matrisen ideell.
Det gjør det faktisk mulig å klassifisere - og derfor å vurdere fordømmende - sine oppgaver i henhold til 2 akser: viktighet og hastverk, og gir dermed en klarere visjon av arbeidet:
- viktige OG presserende oppgaver,
- viktige, men ikke presserende, oppgaver,
- uviktige, men presserende oppgaver,
- uviktig OG ikke-presserende oppgaver.
-
Gruppér lignende oppgaver
Det er interessant å definere tidsperioder for den samme typen oppgave. For eksempel å sette av 2 eller 3 ganger om dagen til behandling av e -post, telefonsamtaler, arkivering av filer, oppdatering av dagboken din, etc.
Faktisk, hvis det å svare på e -post når de dukker opp noen ganger kan være en vektor for effektivitet og sjelefred, kan det raskt vise seg å være en skikkelig brems på konsentrasjonen når du må konsentrere deg. Lene deg på et komplekst prosjekt som du konstant blir forstyrret i refleksjonene hans. I dette tilfellet anbefales det å bytte smarttelefonen til lydløs modus, deaktivere varsler om nye e -poster og andre på datamaskinen din og bytte telefonlinje til et annet sett (etter avtale med kontakten som er koblet til dette settet, selvfølgelig).
-
Unngå spredning
Med mindre du absolutt må jobbe med flere filer samtidig, frarådes det sterkt å flate fra ett prosjekt til et annet eller å gå fra en oppgave til en annen uten å fullføre noen. Å utsette fordi en slik oppgave er forkastelig, er for eksempel kontraproduktiv. Det er bedre å tvinge deg selv til å utføre denne typen oppgaver om morgenen for å bli kvitt den raskt og gå videre til mer interessant arbeid.
Å tvinge deg selv til å fullføre en planlagt oppgave før du går videre til den neste uten å bli distrahert eller gi etter for enkel utsettelse, er en regel som er viktig å respektere, bortsett fra i en nødssituasjon.
-
Tilordne varighet til oppgavene dine
For å effektivt oppfylle tidsplanen med oppgavene som skal utføres, krever det uunngåelig å tildele hver av dem en bestemt varighet og holde seg til dem så mye som mulig. En øvelse som noen ganger kan være vanskeligere enn det ser ut til.
Et tips for å begrense sløsing med tid og energi er å verken undervurdere eller overvurdere tiden som må tildeles hvert element på gjøremålslisten din. Like viktig: å vite hvordan du skal håndtere avbrudd (se nedenfor) og si nei når det er nødvendig.
Pomodoro -metoden kan også vise seg å være et effektivt verktøy. Denne teknikken gjør det mulig å konsentrere seg intenst om en oppgave om gangen i 25 minutter uten å bli forstyrret av eksterne hendelser.
-
Sett deg personlige mål
Definere personlige mål (ideelt sett ved bruk av SMART -metoden) og skrive dem ned i dagboken din er en god måte å planlegge dagene dine effektivt. Hvis det ikke er nok å holde målene i tankene for å motivere deg selv til å oppnå dem, tvinger du deg til å holde dem i sikte og øker motivasjonen for å oppnå dem.
-
Planlegg det uventede
I enhver personlig organisasjon, uansett hvor omhyggelig den måtte være, kan det uforutsette - presserende eller ikke - oppstå når som helst og forstyrre en hel tidsplan. Det er derfor viktig å reservere tidsluker i agendaen din for å være fullt tilgjengelig for dine ansatte som trenger det eller for å håndtere en nødssituasjon relativt rolig uten å forstyrre timeplanen din.
-
Ta deg tid til pauser
Det er viktig å tillate deg selv å puste mellom 2 oppgaver, for å ta litt frisk luft innimellom. For eksempel, når du har brukt to intense timer på å jobbe med et prosjekt og gå som planlagt (dvs. når dine personlige mål for dagen er nådd for det prosjektet), er det viktig å ta noen minutter på å lade batteriene før du flytter. på.
-
Kjenn dine grenser og deleger
Å ville klare alt alene er en kjetteri for en leder. For effektivt å styre teamet sitt og nå målene som er satt, må han kunne delegere de riktige oppgavene til rett person til rett tid. På samme måte er det ikke forbudt for ham å søke råd eller underleverandører et element som han ikke er helt klar over.
Å kjenne grensene dine er en av disse viktige egenskapene å mestre, akkurat som å stole på dine ansatte og delegere effektivt.
-
Behandle avbrudd og andre distraksjoner
Ulike varsler (e -post, meldinger, sosiale nettverk, etc.) er alle små forstyrrende elementer som påvirker produktiviteten. I løpet av dagen er det derfor lurt å vite hvordan du slår av alle disse "lydene" for å bedre konsentrere deg om oppgaven.
I tillegg, når det oppstår en nødssituasjon, er det viktig å vite hvordan du skal håndtere følelsene dine for ikke å bli overveldet og miste alle dine evner.
Tips: sett av bestemte tider i løpet av dagen utelukkende for visning og behandling av e -post, meldinger, etc.
-
Vær streng i organisasjonen din
Det siste rådet, men ikke minst, er å være streng for å holde agendaen din og respektere organisasjonen din.
Denne filen er referert til i: Organisasjon av lederen: å vite hvordan man organiserer seg for å oppnå effektivitet - Tidsstyring: effektivitet, produktivitet og ro
