Hvordan gjøre en retroplanlegging? Med eksempler

Ordet "retroplanlegging" brukes ofte i selskaper, men hva er det egentlig? Hva er forskjellene mellom planlegging og bakplanlegging? Hvordan bygge en tidsplan fra en frist?

Hva er en retroplanlegging?

I motsetning til den klassiske timeplanen som er bygget fra prosjektets startdato, er planlegging på sin side, er utviklet fra datoen for prosjektets slutt . Dette er en omvendt planleggingsmetode. Mekanikken forblir den samme, nemlig posisjonering av milepæler og oppgaver i en kalender. Samlingen er imidlertid annerledes, selv om resultatet visualisert på et Gantt -diagram er likt.

I virkeligheten er denne praksisen i samsvar med livssyklusen til et prosjekt der den siste leveransen vanligvis er knyttet til en frist.

Tilbakeplanleggingsmetoden er mye brukt for arrangementer - for eksempel: organisering av deltakelse på en messe. Den siste datoen er av natur uforanderlig.

Interesse for bakplanlegging

Dette effektive verktøyet har mange fordeler som:

• Organiser et prosjekt under begrensning for å respektere en fast leveringsdato.
• Sjekk om det er mulig i den tildelte tiden.
• Sett et budsjett når det gjelder tid for hvert trinn.
• Bestem ressursene som trengs for å nå tidsfrister.
• Fastslå når du skal starte prosjektet senest (frist).

Hvordan bygge en bakplanlegging?

Implementeringen er enkel og logisk. Den inkluderer 2 faser: utarbeidelse av innholdet og selve opprettelsen av timeplanen.

1. Forbered innholdet i prosjektet for å planlegge

   1. List opp prosjektoppgavene

      Definer arbeidet som skal utføres for å fullføre prosjektet. Bruk infinitive verb for å beskrive handlinger, for eksempel: "Bygg et team". Du kan starte fra de overordnede målene for prosjektet, dele dem ned i delmål og deretter i oppgaver.

      Merk: et verktøy for å utføre dette arbeidet er WBS. Den lar deg vise prosjektet i form av en trestruktur med oppgaver som skal utføres.

      Det er praktisk å identifisere hver oppgave med en bokstav eller annen kode. Det er også nødvendig på dette stadiet å definere de tilknyttede lederne og de nødvendige ressursene.

   2. Beregn varigheten av oppgavene

      Dette trinnet er viktig, men forblir ofte usikkert. Med erfaring blir anslaget mer presist. Faktum er fortsatt at det er viktig å vurdere varigheten av hver oppgave i form av dager, uker, måneder.

   3. Planlegg oppgaver

      Start med å plassere dem i kronologisk rekkefølge. De fleste oppgaver er sekvensielle: en kan ikke starte før en annen er fullført. For eksempel kan en underleverandør ikke starte arbeidet før spesifikasjonene er fullført. Det er derfor viktig å tydelig identifisere disse avhengighetene for å plassere oppgavene i forhold til hverandre i timeplanen. Korrekt synkronisering av elementene er et sentralt element i oppnåelsen av målene.

      Det ideelle er å bruke PERT -verktøyet som tilbyr en komplett metode for å definere avhengigheter og identifisere den kritiske banen (lengste trinn som bestemmer prosjektets maksimale varighet).

2. Bygg retroplanleggingen

   I motsetning til vanen med å begynne å planlegge med det første arbeidet som skal utføres, start med å plassere prosjektets leveringsdato. Deretter forrige trinn, deretter det før, etc. Du kan komme i en situasjon der du ikke klarer å utføre de første oppgavene som skal fullføres. Det vil da være nødvendig å gå videre til voldgift for å overholde fristene. Dette er hele poenget med denne begrensede planleggingen: å definere de riktige midlene og den riktige metoden for å oppnå det endelige resultatet.

   Vær forsiktig så du har litt spillerom for å møte mulige farer uten å komme inn i det røde!

   En vanlig praksis er å sette oppstart av oppgaver basert på måldatoen. Illustrasjon ved et eksempel på bakplanlegging for organisering av et årsmøte:

   • - Bestill rommet 20 dager før møtet
   • - Bestill måltider 15 dager før
   • - Send invitasjoner 10 dager før
   • - Bekreft agendaen 7 dager før
   • -etc.

   Planleggingen kan bli beriket ved å legge til "senest".

   • - Bestill rommet senest 20 dager før

Eksempel på enkel omvendt planlegging for et markedsføringsprosjekt

Ta eksemplet med å forberede deg på å delta på en messe (veldig forenklet) med tidsfrister senest

Oppgaver	D - 10 måneder	D - 7 måneder	D - 2 måneder	D - 3 uker	D - 2 uker	D-dag	Ansvarlig
Reserver banen							Alain
Design stativet							Sylvie
Forbered kommersielle verktøy (brosjyrer, etc.)							Sylvie
Start kommunikasjon om vår deltakelse i showet (utsending, innsetting på nettsted, sosiale nettverk, etc.)							Sylvie
Organiser og tren teamet som skal drive standen							Alain
Vis dag

En annen visning, mer forseggjort ved hjelp av et Gantt -diagram

Bruk av prosjektstyringsprogramvare og Excel

Noe programvare lar deg legge til rette for organisering av frister : Etter at du har angitt oppgavesettet, varigheten og avhengighetene, er det bare å angi leveringsdato, og disse verktøyene beregner automatisk startdatoen for prosjektet, start- og sluttdatoen for hver oppgave.

Disse funksjonene er veldig interessante når det er nødvendig å gjøre justeringer (når det gjelder metoder, ressurser, etc.) og observere virkningene.

Det er også mange ferdige Excel-verktøy på Internett for å bygge opp timeplanen din.

Denne filen er referert til i: Prosjektplanlegging: metoder og verktøy