Vil du investere i et verktøy for å administrere prosjektene dine? Hvordan velger du riktig prosjektstyringsprogramvare for deg?
Enten det er på forespørsel fra din leder, et personlig valg eller en kjepphest, kan du lure på om du ikke ville øke produktiviteten din ved hjelp av programvare. Å administrere et prosjekt kan være en enkel oppgave, enkel og rask å gjennomføre i løpet av dagen, helt ned til prosjektet som krever store investeringer og god organisering.
Det første spørsmålet du må stille deg selv før du investerer i et slikt verktøy er: " Hvordan velger vi prosjektstyringsprogramvaren som passer best for våre behov? "
Definisjon av behov (eller utforming av spesifikasjoner)
En funksjonell analyse av behovet kan utvikles for best å velge en prosjektstyringsprogramvare. Du må definere nytten av å ha dette verktøyet. Vi snakker også om en funksjon av bruk.
- Hva bør programvare for prosjektledelse gjøre? - Beskriv alle funksjonene du forventer.
- Hva er begrensningene jeg står overfor? - Utvikle det som kreves av en prosjektstyringsapplikasjon.
- - Vil det dekke mine behov / forventninger? Til mine samarbeidspartnere? Mine klienter?
- - Kan jeg bruke den på en eller flere datamaskiner?
- - Kan jeg (eller må jeg) bruke den offline?
- - Hvordan kan jeg bruke dataene?
- - Kan jeg gjøre et ekstraksjon for å dele dataene med en samarbeidspartner som ikke har programvaren?
- etc.
Andre sekundære behov kan komme til uttrykk. Du trenger bare å skrive dem inn i leveransen av spesifikasjonene dine.
Hovedtrekkene i en prosjektstyringsprogramvare
Avhengig av valgt løsning, er det mulig å administrere alle stadier av livssyklusen til et prosjekt . Noen tilbyr til og med muligheten til å administrere en portefølje av prosjekter.
Identifisere og planlegge oppgaver
Oppgavebehandling er en sentral funksjon . Når vi begynner å planlegge et prosjekt, er det første vi vil spørre oss selv om det er gjennomførbart over tid.
Med prosjektplanleggingsfunksjoner , er det enkelt å etablere en kritisk vei fra en gjøremålsliste.
Oppgaveplanleggingsverktøyet gir også en rask visuell (eksempel GANTT -diagram) på nåværende og kommende aktiviteter for effektiv prosjektovervåking.
Noen applikasjoner letter organisering av oppgaver ved hjelp av et Kanban -system. Som du finner i den populære gratis prosjektstyringsprogramvaren Trello.
Ressursforvaltning
Legg til ressursene. Hvem skal klare hvilken oppgave? Det er mulig å tilordne en ressurs til en oppgave som må utføres for å identifisere arbeidsmengden for hver.
Håndtering av rapporter
En annen funksjon, etter hvert møte, avtale eller avansement i et prosjekt, er det sterkt anbefalt eller til og med viktig å utstede en rapport.
Ifølge en rapport (Radicati Group, mars 2015), i selskaper utveksles nesten 122 e -postmeldinger per ansatt, per dag.
For å forhindre at rapporten blir upåaktet i meldingssystemene til samarbeidspartnerne dine, inneholder prosjektstyringsprogramvare sider (personlig eller samarbeidende arbeidsområde) for enkelt å skrive, dele og endre disse rapportene. Dette unngår en ustanselig utveksling av e -post med omtale "Siste oppdatering, vær oppmerksom" for neste møte.
Har du noen gang funnet deg selv i et møte med andre medlemmer av prosjektet uten å ha samme informasjon?
Lagarbeid
Prosjektstyringsprogramvare fremmer også datadeling fra et intuitivt grensesnitt ved å transformere til en samarbeidsplattform: lagring og deling av dokumenter knyttet til prosjektet (dokumenthåndtering), som vi har sett: rapport fullført av en av samarbeidspartnerne, etc.
For å holde deg informert om prosjektets fremdrift, ha data sentralisert på ett og samme sted, for å samhandle med de andre medlemmene i teamet, for raskt å redigere rapporter og målinger.
Oversikt og rapportering
For å kjenne resultatene av prosjektet og dets fremgang, kan denne typen programvare raskt utstede en rapport i dashbordformat . Denne dataoverføringen lar deg raskt trekke ut nøkkeltall og indikatorer uten å måtte konstruere dem selv. Prosjektledelse er gjort enklere.
Men også…
Andre funksjoner er integrert i prosjektstyringsprogramvaren, for eksempel Budsjett, sporbarhet for prosjektfremgang, tidsstyring (for å unngå timelister i Excel), samt muligheten til å gjøre en Return of Experience.
Det er mange andre funksjoner, spesifikke for hver prosjektstyringsprogramvare, som kan konfigureres for å gi en komplett løsning på dine behov.
Eksisterende tilbud
Offline prosjektstyringsløsninger
Denne modusen kalles "frakoblet" og krever ikke en internettforbindelse for at den skal fungere.
Imidlertid må programvaren være koblet til fra tid til annen, slik at det er synkronisering av dataene for å holde dem oppdatert.
- Den største fordelen: programvaren kan brukes i et miljø der nettverket ikke er tilgjengelig.
- Den største ulempen: for et stort prosjekt med et stort antall interaksjoner, vil oppdateringene ikke være øyeblikkelige, og dette kan forårsake feil.
SaaS prosjektstyringsprogramvare
Det er en modus, SaaS "Software as a Service", på fransk "Software as a service".
Eksempler på SaaS -løsninger: Wrike, Genius -prosjekt
Dette er webverktøy som er plassert på en server utenfor selskapet.
- Den største fordelen: online prosjektstyringsløsninger tillater automatiske sanntidsdataoppdateringer, med enkel tilgang på alle datamaskiner og uten å måtte være på det interne bedriftsnettverket.
- Den største ulempen: programvaren kan ikke brukes offline.
