Å kunngjøre dårlige nyheter, uansett hva det er, er en farlig øvelse for lederen som kan være veldig ubehagelig, spesielt når han må kommunisere elementer som han ikke fullt ut abonnerer på.
Ledelse og dårlige nyheter
Ledelseskommunikasjon er en kunst som det er viktig å mestre når det gjelder å lede et team. Selv om det er relativt enkelt å kommunisere i fredelige tider og levere gode nyheter, kan trening raskt bli et mareritt når det gjelder dårlige nyheter.
Noen ganger fast mellom en stein og en hard plass, toppledelsen og de ansatte, må sjefen forsvare selskapets interesser, men også teamets. Han kan oppleve en sterk følelse av ubehag hos sine ansatte hvis han må kunngjøre en nyhet han ikke fullt ut støtter, selv om han forstår de underliggende årsakene (budsjettkutt, oppsigelser osv.).
Kommunikasjon er en integrert del av lederstillingen. Det er faktisk lederens plikt å påta seg sitt ansvar og kommunisere konstruktivt med teamet sitt, i gode tider som i dårlige tider. Disse kan ha forskjellige former og varierende alvorlighetsgrad:
- budsjettkutt
- dårlige resultater
- ikke-validering av et prosjekt
- manglende fornyelse av en kontrakt
- forsinket betaling på et prosjekt budsjett
- avslag på forhøyelse, kampanje, overføring, betalt ferie osv.
- Advarsel
- avskjedigelse
Avhengig av konteksten, personligheten (e) foran, selve essensen av nyhetene og graden av betydning, vil lederen sørge for å kommunisere effektivt samtidig som han husker at han snakker med en person.
Lytting, velvilje, sunn fornuft og empati vil derfor være nødvendig!
Hvordan gir du dårlige nyheter?
Det er ingen mirakeloppskrift for å komme med en slik kunngjøring og forvente at de ansatte skal reagere som om ingenting hadde skjedd. Avhengig av konteksten og graden av nyhetens betydning og om det gjelder en enkelt person eller hele teamet, må lederen tilpasse sin intervensjon.
Imidlertid kan vi definere et felles rammeverk for å forberede og kunngjøre dårlige nyheter.
Forbered meldingen og intervensjonen
Det første du må gjøre før du kunngjør dårlige nyheter til en eller flere ansatte, er å forstå alle ting og ting:
- I hvilken sammenheng ble avgjørelsen knyttet til denne nyheten tatt?
- Hvorfor ? Hva er årsaken til denne avgjørelsen? Hva var innsatsen?
- Hvem bestemte? Hvem ble konsultert?
- Er dette den eneste mulige avgjørelsen? Hva var de andre mulighetene?
Det er viktig for lederen å ta seg den tiden som er nødvendig for å forstå nyheten fullt ut hvis den ikke kommer fra ham direkte for å kunne overføre informasjonen på en relevant og antatt måte og svare på spørsmål fra samtalepartneren. .
I tillegg er det også viktig for lederen å strukturere måten han kunngjør nyhetene på før møtet og forberede seg på de ulike mulige reaksjonene.
Det er hensiktsmessig for ham å tenke på den beste innfallsvinkelen, å finne de riktige ordene for å sammenkalle, å nærme seg, å levere, å forklare og ikke å skade samarbeidspartnerne. Han vil kunne tenke på ordene som er velkomne til å bruke. Ord som vil informere samarbeidspartnerne helt fra begynnelsen av intervjuet om innholdet i møtet. Målet er å forberede dem så lite som mulig til kunngjøringen.
Lederen kan påkalle sine evner for empati og emosjonell intelligens. Ved å prøve å sette seg i skoene til sin samarbeidspartner - hvis funksjon han kjenner, blir det lettere for ham å finne de riktige ordene.
Velg riktig tid og riktig sted
For å redusere virkningen av dårlige nyheter, er det også viktig å velge riktig sted - nøytralt og av nysgjerrighet - og når du skal bryte det. Her igjen, avhengig av kontekst, innhold og antall involverte personer, vil lederen velge den mest passende løsningen.
Imidlertid er det hensiktsmessig å ikke vente. Når beslutningen er tatt, er det viktig å formidle den raskt. Jo lengre lederen bruker på å dele de dårlige nyhetene, desto vanskeligere blir det for ham å gjøre det. I tillegg skal den ansatte ikke høre om det på andre måter.
Vær direkte mens du er diplomatisk
Måten de dårlige nyhetene vil bli kunngjort av lederen, avhenger av reaksjonen til hans / hennes samarbeidspartnere. Kommunikasjon - verbal og ikke -verbal - får all sin betydning her, fordi den minste ansiktsbevegelse eller mikrouttrykk i strid med de formulerte ordene kan føre til en misforståelse, en feiltolkning av budskapet. Målet er å eliminere enhver tvetydighet eller tvil om innholdet i meldingen som sendes.
Lederen må være direkte, tydelig, presis mens han forblir diplomatisk og bekymret for samtalepartneren. Han må være ekte og oppriktig, ikke overdrive det eller fremstå som en hykler. Dårlige nyheter er vanskelig å fordøye. Du trenger ikke legge til mer med ord eller oppførsel som vil ringe falskt. Du trenger ikke å snakke om regnet eller det gode været eller å avvike fra et annet emne enn nyheter.
Finn en balanse mellom en kald, uttrykksløs / uberørt holdning for å levere de dårlige nyhetene og en altfor medlidende holdning.
Å forklare
Videresende nyhetene ved å unngå å slå rundt busken, men heller ved å forklare presist og holde fast ved fakta hvorfor denne beslutningen så vel som prosessen som førte til den. Gi klare og presise elementer.
Det er viktig at den ansatte er trygg på at denne avgjørelsen ikke ble tatt lett eller på grunn av hans leder, men på en rettferdig måte, for eksempel etter en protokoll som er nøyaktig definert i selskapets forskrifter.
Lederen kan dermed forklare sin medarbeider årsakene til denne nyheten, prosessen som fulgte, personene som ble konsultert / involvert i denne beslutningsprosessen.
Lederen kan uttrykke overfor sin samarbeidspartner sitt ubehag overfor den nevnte avgjørelsen hvis den ikke kommer helt fra ham og at han ikke holder seg fullt ut til prosessen, men vil beholde sin kritikk av protokollen eller måten å gjøre det på for hans hierarki. Målet er ikke å miskreditere noen overfor andre ansatte - prosessen på plass, selskapsledelsen eller den aktuelle ansatte - og å påta seg sitt ansvar som leder.
Vær forsiktig så du ikke går inn i en debatt om fordelene eller avgjørelsens art. Sistnevnte ble begravet, og det er ikke snakk om å gå tilbake over det.
Å påta seg sitt ansvar
Dette er følgende poeng: ta mot med begge hender og ta avgjørelsen, enten den kommer helt fra deg selv eller ikke. Lederen vil om mulig foretrekke å dele de dårlige nyhetene personlig. Han vil unngå å sende den på e -post eller delegere denne delikate oppgaven til en tredjepart.
På samme måte må du ikke gjemme deg bak en tredje person, klandre andre for beslutningen. Ledelsesstillingen innebærer å vite hvordan man skal ta ansvar for det som skjer i teamet hans og ta de riktige avgjørelsene, enten de er synonymt med gode eller dårlige nyheter for teamet.
Innbydende reaksjoner / følelser
Når de dårlige nyhetene er kunngjort, er det en god sjanse for at ansatte vil reagere på en eller annen måte, med mer eller mindre heftighet. Det er viktig for lederen å la samtalepartneren (e) høre og reagere, innenfor rimelige grenser, selvfølgelig.
Lederen må aktivere sine myke ferdigheter, spesielt:
- emosjonell intelligens: akseptere reaksjonen på dårlige nyheter. Det er helt normalt å reagere på dårlige nyheter som du ikke forventet.
- empati: å sette seg selv i stedet for samtalepartneren (e) lar lederen bedre forstå reaksjonene til sine samarbeidspartnere (e) og ta dem bedre imot.
- aktiv lytting: lytter fullt ut til reaksjonene - verbalt og ikke -verbalt språk - og svarer på spørsmålene som stilles. De ansatte som er berørt av de dårlige nyhetene må / må høres og tas i betraktning. I tillegg kan det også være konstruktivt for lederen å samle tilbakemeldinger om hvordan han gjør ting.
- velvilje: la tid til ansatte for å integrere nyhetene.
Går videre
Forklar hva som vil følge av vedtaket:
- stadier etter kunngjøringen av de dårlige nyhetene - spesielt i forbindelse med en oppsigelse eller en restrukturering …
- implementering av nye direktiver eller annonserte alternativer: endring av programvare, endring av prosedyrer, etc.
- alternativer tilgjengelig for den eller de ansatte (r) det gjelder - spesielt under en buyout, restrukturering, de / flytting, etc.
- endringer i teamet: drift, fordeling av oppgaver, restrukturering, rekruttering av ny ansatt, søk etter nye leverandører, søk etter rimeligere alternative løsninger osv.
Vær konstruktiv
Uansett hvilken nyhet som blir annonsert, må teamet fortsette fremover. Det er derfor viktig for lederen å allerede bygge de dårlige nyhetene og presentere handlingene / endringene etter dårlige nyheter.
Faktisk, uansett om en enkelt ansatt er bekymret eller et helt team, er det viktig å holde kursen og opprettholde moralen og effektiviteten til troppene og samholdet på sitt beste.
Denne filen refereres til i: Ledelseskommunikasjon - å vite hvordan du sender en melding til teamet ditt
