Hva skjedde ? Hvordan gjorde de det? Dette er de samme feilene som forrige gang … Hvis vi hadde sett oss tilbake, kanskje … Så mange spørsmål du kan stille deg selv om årsakene til å ta et slikt skritt. Helt konkret, hva består en RETEX av? Hva betyr det ? Når skal du gi tilbakemelding?
Hva er tilbakemelding (tilbakemelding)?
Tilbakemelding (også kalt RETEX eller REX) er en tilnærming rettet mot å oppdage og analysere avvik, avvik og enhver hendelse, enten positiv eller negativ, ved å lete etter årsakene og sekvensene og ved å trekke lærdom.
Begrepet "positivt" og "negativt" er viktig, fordi vi mesteparten av tiden tenker på å gi tilbakemelding når det har vært en anomali eller en feil i prosessen. Selv om hvert prosjekt eller god praksis kan være gjenstand for å gjennomføre denne typen tilnærminger.
Hva er poenget, vil du fortelle meg? Ganske enkelt, for å fremme gjengivelse av en forestilling , å være i en prosess med risikoforebygging og kontinuerlig forbedring.
Som nevnt tidligere handler tilbakemeldinger om å se tilbake på en vanskelig situasjon, suksess eller fiasko. Det kan kobles til flere situasjoner:
- Et stort prosjekt
- Et innovativt prosjekt
- Et prosjekt som går igjen
- En potensielt alvorlig hendelse eller hendelse
- En anomali / funksjonsfeil på et produkt
- Etter et prosjekt.
Hva du må huske:
Tilbakemelding - RETEX er fremfor alt en metode, et verktøy. Og som navnet antyder, lar oss se tilbake på en situasjon vi selv eller noen andre har opplevd.
Gjennomfør en tilbakemeldingsprosess
Tre viktige trinn er viktige i en tilbakemeldingsprosess:
Først og fremst må du tydelig identifisere emnet du ønsker å utføre tilbakemeldingen på (se prosjektledelse).
Tiden renner ut når vi starter denne prosessen. Hvis emnet ditt ikke er riktig identifisert, kan tilbakemeldingen være feil. Det ville være synd å gå glipp av viktig informasjon for å komme med en informativ tilbakemelding.
Du kan definere interne og eksterne parametere knyttet til situasjonen / hendelsen som interesserer deg.
Her er noen ideer for å hjelpe deg:
- Prosjektbeskrivelse
- Definisjon av prosjektmål
- Datoer for prosjektet
- Prosjektets omfang (geografisk, regulatorisk, benchmarks, etc.)
- Ressurser: prosjektmedlemmer, prosjektrelaterte eksperter og interesserte parter (interessenter)
- Hva var konteksten på tidspunktet for prosjektet?
- Utfordringer
- Den leverbare
Du kan nå spørre deg selv: Hva ser jeg etter i informasjon?
Fase 1: Samle inn dataene
Formålet med denne første fasen er å samle alle viktige data for å gi tilbakemelding.
Som en prioritet, og hvis mulig, registrer de første varme returene og samle uttalelser / attester for å begynne å samle informasjon.
I tilfelle av en anomali eller alvorlig hendelse, er disse dataene avgjørende for å forstå hva som skjedde.
For å sikre denne tilbakemeldingen, opprett et verktøy (eller metode) for innsamling eller tilbakemelding: skjema, e -post, idémyldring, etc.
For eksempel, i tilfelle produktavvik, er de viktige elementene å samle inn:
- Kilden til anomalien: Hvem ble påvirket (kunde? Ansatt?)
- Produktetikett
- Bruksanalyse (inkludert rimelig forutsigbar bruk av produktet)
- Produktreferanse
- Plassering av anomalien: geografisk og på hvilket tidspunkt i produktets livssyklus
- Beskrivelse av anomalien og dens kritikk
Fase 2: Analyser dataene
Dataanalyse tar sikte på å karakterisere informasjonen for identifisere faktorene som forårsaker hendelsen / situasjonen . Denne analysen kan være kvalitativ så vel som kvantitativ.
Ved negativ tilbakemelding må du:
- Identifiser avvikene som er observert fra det som ble bedt om
- Utfør en kritisk analyse ved hjelp av verktøy: 5M, 8D, 5W, Root cause tree, Relationship diagram, alle beslutningsstøtteverktøy
- Bestem årsakene og virkningene som førte til disse avvikene, enten positive eller negative
Ved positiv tilbakemelding må du:
- Identifiser hva som skjedde
- Analysere informasjon og utlede god praksis
- Kan disse gode rutinene gjentas? (bruk verktøyet QQOQCPC)
Fase 3: Utnytt dataene
Dette siste trinnet består i å lage en rapport, en distribusjonsplan for de analyserte resultatene, med sikte på:
- Definer palliative tiltak
- Definer den korrigerende handlingsplanen som skal implementeres, enten den er teknisk, organisatorisk eller menneskelig
- Definer forebyggende handlinger, og se etter situasjoner som ligner den som utføres i tilbakemeldinger
Denne distribusjonsplanen kan deretter integreres i risikoforebyggende plan og risikokartlegging.
Og ikke glem å dele resultatene. Det er viktig å lære av suksessene dine og feilene eller andres. Dette kan være et godt utgangspunkt for identifisering av større risiko og utførelse av risikoanalyser. Så ikke nøl, gi tilbakemelding og del den.
Se også metoden Handling etter gjennomgang for å lære av nåværende eller tidligere aktiviteter
