Hvordan formalisere behovene til kunder eller brukere? Hva inneholder et behovsuttrykkark? Lær om typer informasjon som skal samles inn og de viktigste spørsmålene du må stille. Illustrasjon ved eksempler.
Du mottar en forespørsel om et nytt prosjekt - Bra! Det blir nå et spørsmål om å definere og uttrykke behovene til søkere, brukere eller kunder.
Dette trinnet er avgjørende for å beskrive funksjonalitetene og begrensningene i det kommende prosjektet med teamene dine eller søkeren (e). Målet er enkelt: ha en guide tilgjengelig som vil være nyttig for deg, spesielt når du utarbeider spesifikasjonene.
Vær forsiktig! Vi snakker her om behovsuttrykk. I ingen tilfelle av løsninger. Disse vil bli utviklet i senere faser.
Vi har listet opp 7 trinn for å uttrykke behovene. For å tydeliggjøre ordene våre så mye som mulig, vil du under hvert avsnitt finne et konkret eksempel på et organisasjonsprosjekt.
Info: denne samlingen av behovsuttrykk bør være et referansedokument for resten av prosjektet. For å gjøre den tilgjengelig for alle, må du skrive den leselig og bruke et enkelt, naturlig språk. Glem store setninger med kompliserte tekniske ord. Bruk så mange illustrasjoner, infografikk eller diagrammer du kan for å illustrere poenget ditt. Det visuelle er like viktig som innholdet.
1 - Definer formålet med prosjektet
Dette er det generelle formålet med prosjektet: å omorganisere en tjeneste, løse en funksjonsfeil, etc.
Ta et eksempel på et organisasjonsprosjekt. Målet kan være å forbedre det sosiale klimaet.
2 - Husk konteksten
Dette er fakta, hendelser eller andre elementer som er relevante for problemet som behandles: ved opprinnelsen til forespørselen, som har innflytelse på svarene som skal gis, etc.
- Hva snakker vi om ? Gjør oversikt over det som allerede finnes. For å gjøre dette, bruk et kart og presentere sentralene på en funksjonell måte.
- Hvordan? 'Eller' Hva? Hvor ? Hvor mye ? Hvorfor ? Utforsk emnene som bidrar til den generelle forståelsen av problemet.
Jo flere spørsmål du stiller, jo lettere blir det. Husk at ideer i skrift kan være klare, men i tankene til teamene dine eller din klient kan det være ganske annerledes.
Med vårt eksempel kan spørsmålene vi stiller være:- - Er det eksterne hendelser som forklarer forverringen av det sosiale klimaet?
- - Er det en bestemt tjeneste som er bekymret? Eller skuespillere?
- - Hva er den nåværende situasjonen og hvilke løsninger har allerede blitt implementert?
- …
3 - Angi omkretsen av prosjektet
Det er viktig å vite hvor det begynner og hvor det slutter. Hva er grensene:
- Hvem påvirkes av prosjektet? Hvem er målgruppen og hvem er de interne kontaktene?
- Hvilke tjenester skal du ta hensyn til?
- Bør alle prosessene integreres?
4 - Definer målene for prosjektet og behovene
Nå som du har bestemt konturene til prosjektet, er det nå på tide å definere innholdet og omfanget.
- Hva er målene?(Finn nye prospekter? Start et produkt? Gå inn i et nytt marked? …)
- Hva er brukerens behov eller personer som er involvert i prosjektet ditt? Hvordan vil sistnevnte svare på et problem? For å holde ting enkelt, opprett gjerne brukstilfeller eller øvingssaker. Sett deg selv i skoene deres.
- Når skal prosjektet leveres? Hva er de viktigste fristene? Denne forestillingen om forsinkelse kan også komme til uttrykk i begrensningene nedenfor.
Eksempel:
Som en del av vårt organisasjonsprosjekt er målet å forbedre det sosiale klimaet5 - Angi forventede gevinster
Dette er ikke det enkleste trinnet, da estimering av gevinsten ikke er lett, avhengig av prosjektets art. Gi imidlertid måter å evaluere dem på eller måter å måle dem på. Som en målrettet omsetning, mer funksjonelle og brukervennlige informasjonssystemer …
Eksempel: For å måle gevinstene eller fordelene som forventes av vårt eksempel, kan du: få gjennomført interne intervjuer, bruke tall som omsetningshastigheter, prosentandel sykefravær, bruk av interne ressurser, etc.Gi så mye som mulig til kvantifiserte og konkrete mål.
6 - Vurder begrensningene og mulige risikoene for dine behov
Hvem sier prosjektet sier også begrensninger, til og med risiko. Disse vil påvirke miljøet ditt eller kunden din. De kan være tekniske, menneskelige, regulatoriske, økonomiske, knyttet til markedet og til produktet eller tjenesten.
- Hva er de mulige bremsene? Motstanderne? Lovlig? etc.
- Hva er budsjettkonvolutten?
- For når ? Når er et sentralt spørsmål. For å unngå å gjøre det til en begrensning, sett en omtrentlig frist nå. Mens den er i tråd med budsjettet. Finn en startdato for et prosjekt (ved hjelp av en retroplanlegging), til og med en prognose. Dette kan endres senere. Ved å gjøre det, reduserer du risikoen for tidsavvik.
Eksempel: de store begrensningene i et organisasjonsprosjekt er ofte intern motvilje. Hvis aktørene ikke er tydelig informert om de kommende målene, kan de protestere og forsinke prosjektet.
7 - tenk på virkningene
For å forstå behovene bedre, er det godt å gjøre status over konsekvensene de vil ha på prosjektet ditt. Det kan ha innvirkning på personene dine, prosesser, programvare eller verktøy. Men også om kommunikasjon eller selve organisasjonen av selskapet. Ved å forutse de potensielle konsekvensene, vil du begrense ubehagelige overraskelser. Dette vil gjøre distribusjonen av løsningen enklere og mer presis.
Eksempel: Målet er enkelt, behovene identifisert. Likevel er konsekvensene usikre. I vårt eksempel kan de ha konsekvenser for ansatte: deres oppførsel, måten de jobber på, men også kommunikasjon med hverandre og mellom de forskjellige avdelingene. Den beste måten å måle disse effektene på er å kartlegge koblingene mellom hver aktør, tjeneste og prosjektet ditt.
Du vil forstå, dette trinnet er ikke bare viktig, men også veldig interessant! Ved å uttrykke behovene effektivt, vil du allerede formalisere prosjektets funksjonalitet.
Oppdag også "horndyret", et praktisk verktøy for å definere behov
