After Action Review (AAR): hvordan lære av handlingene dine?

Hvordan dra nytte av opplevelsen fra hver handling som utføres? Hvordan forbedre din kunnskap for å gjøre det bedre neste gang? Hvordan debrief etter ett trinn før du takler det neste? Det er nettopp her "After Action Reviews" spiller inn …

Hva er After Action Review (AAR)?

Vi kan oversette dette angelsaksiske uttrykket ved å møte - eller briefing - etter handling. Dette er en aktivitet som målet er å kollektivt lære av opplevelsen , bra eller dårlig. AAR brukes hovedsakelig av det amerikanske militæret til å debrief etter militære operasjoner, og finner sin plass i næringslivet.

Det tillater et prosjekt, en handling, en hendelse, en hendelse eller annen aktivitet analysere hva som skjedde, hvorfor det skjedde på denne måten, de styrker og svakheter som ble observert, forbedringene som trengs og lærdommene som skulle læres . Målet er å identifisere god praksis og nye ideer (når det gjelder organisering, ledelse, teknikk, økonomi, etc.) som skal implementeres i lignende sammenhenger.

Bedre sent enn aldri … Dette ordtaket er gyldig i prosjektledelse der debriefings er avgjørende. Hvorfor ikke debrief gjennom hele prosjektet for å rette opp eventuelle feil etter hvert som de oppstår og dermed effektivt lede resten av hendelsene, forbedre ytelsen til teamene og begrense leveranser som ikke er i samsvar med den første forespørselen? Dette er filosofien til AAR.

Anmeldelsen er utført av de som er involvert i den aktuelle aktiviteten . Disse var kjernen i opplevelsen og kan derfor gi relevante observasjoner.

Hver gjennomgang etter handling gir opphav til en rapport . Denne siste er utbredt i selskapet å la andre tjenester dra nytte av den nye kunnskapen som er tilegnet. Så de samme feilene blir ikke gjentatt igjen og igjen. Nøklene til suksess er avkodet for økt ytelse på alle nivåer.

Vær oppmerksom på at dette ikke er en problemløsende metode. Det gjelder også aktiviteter som har nådd sine mål. Interessen er da å identifisere årsakene til suksess. Dette er rik lærdom for direkte eller indirekte å gjengi den samme suksessen.

AAR -tilnærmingen kan oppsummeres gjennom flere spørsmål:

  • Hva var planlagt?
  • Hva er oppnådd?
  • Hvorfor er det hull?
  • Hva har fungert bra og hvorfor?
  • Hva kan forbedres og hvordan?

Gjennomgangen er posisjonert som den siste fasen av Deming -hjulet. Det bidrar sterkt til den kontinuerlige forbedringssyklusen ved å mate prosessene med ny kunnskap fra akkumulert erfaring.

Se også emnet om tilbakemelding om erfaring (REX)

Hvorfor sette opp regelmessige tilbakemeldinger på det som nettopp er gjort?

Som sett tidligere tilbyr AAR muligheten til dra nytte av erfaring for å kontinuerlig forbedre.

For et prosjekt som består av flere etapper, tillater en AAR holdt på slutten av hver av dem lær nesten i sanntid og bruk om nødvendig denne nyervervede kunnskapen på neste trinn (eller trinn) . Denne typen anmeldelse bidrar derfor til å forbedre praksis, men også til smidigheten lag, metoder og verktøy som brukes.

Denne driftsmåten har en annen dyd: den utvikler hos ansatte en konstruktiv kritisk ånd, evaluering . De blir vant til å stille spørsmål ved praksisene sine og få dem ut av rutinemønstrene. Prosessen fremmer ytterligere en kultur for tilbakemelding og kommunikasjon i et team.

Når skal jeg bruke en AAR?

Det mest effektive er å starte et møte umiddelbart etter den aktuelle aktiviteten . De involverte er fullt gjennomsyret av den opplevde opplevelsen. Observasjonene deres er mer presise, sinn tilgjengelig - De har ennå ikke "byttet" på andre emner.

AAR er ikke forbeholdt store prosjekter . Alle typer handlinger kan ha nytte av det. Denne driftsmåten er interessant å systematisere for å forbedre praksis og maksimere teamsamholdet. Det viktige er å finne en balanse mellom tiden som brukes i selve handlingen og den som er investert i debriefing.

AAR kan struktureres og formelt planlegges (planlegges og organiseres) for store prosjekter (etter hver milepæl og ved slutten av prosjektet). Et lettere (ca. ti minutter) og uformelt format er egnet for å møte debriefings eller lignende. Lederen, ansvarlig for teamet, tar deretter rollen som tilrettelegger.

Hvem deltar

Ideelt sett alle ansatte som er involvert i det aktuelle prosjektet eller aktiviteten, blir bedt om å gi tilbakemelding . For store lag kan en representativ prøve vurderes.

Mangfoldet av synspunkter er en rikdom. Hver har et fragment av sannheten, av dens sannhet. Fra konfrontasjon av meninger bygges ny kunnskap.

God praksis å implementere for en AAR

  • Utpekte en tilrettelegger: Det er interessant at det er noen utenfor virksomheten. Hun tar deretter rollen som tilrettelegger for å hjelpe teammedlemmer med å levere sine oppfatninger i fullstendig nøytralitet. I praksis er det generelt prosjektlederne (eller avdelingsledere / ledere avhengig av problemstillingen) som har denne rollen. Til tross for deres engasjement i aktiviteten, vet erfarne ledere hvordan de skal innta en stilling som tilrettelegger.
  • Bruk åpne spørsmål å stimulere svar.
  • Vær konstruktiv, ikke angrip folk, hold deg til oppgaver. Ellers vil de neste anmeldelsene risikere å ende opp med mer enn målt individuell deltakelse … Målet er å gå videre for å bli bedre. Det nevnes arbeid og handlinger til teamet og ikke til enkeltpersoner.
  • Skap et klima av tillit , avslappet.
  • Start med det positive: "hva gikk bra?"
  • Bruk AAR -er så ofte som mulig . Deres vanlige implementering holder ansatte i jobben. AAR -ene blir da mer informative.
  • Anbefalingene som følger av gruppearbeidet må være operative, presise og gjeldende i fremtiden. For eksempel, ikke merk: "Bedre kommunisere med interessenter", men "Send en rapport hver uke for å holde interessentene informert om fremdriften i prosjektet".

Hvordan gjennomføre et post -action -møte?

Det er et verksted. Det kan gjøres på forskjellige måter. Manager GO! tilbyr deg en tilnærming til et formelt møte:

Oppstrøms for anmeldelsen: organisering av AAR

Avhengig av formelt møte eller ikke, må noen forberedelser gjøres:

  • Gi beskjed til deltakerne i god tid avholdelse av møtet. En AAR er vanligvis planlagt i samme rekkefølge som å planlegge et prosjekt.
  • Utnevnt fra teamet, en person som har ansvar for å ta notater . Dermed har tilretteleggeren og gruppen fullstendig frihet til å konsentrere seg om debattene.
  • Definer kronologien til temaene som dekkes.
  • Forbered materialet: dokumenter, flipover, overheadprojektor … Reserver rommet.

Gjennomføring av AAR

Legg grunnlaget for driften av verkstedet

Som en introduksjon må tilretteleggeren:

  • Husk målene for denne anmeldelsen: utnytte denne erfaringen for å forbedre praksis og dele dem i organisasjonen.
  • Presenter metodikken som brukes og rollen til hver.
  • Sett driftsreglene: ingen kritikk eller personlige evalueringer, ingen søk etter skyldige, ingen selvsensur …
  • I likhet med brainstorming, oppmuntre hver person til fritt å vise sitt bidrag . Målet er ikke å finne de ansvarlige. Det handler om å samle all objektiv informasjon, kilde til forbedring i det samme feltet eller i beslektede felt som presenterer likhetstrekk i kontekst, metoder, problemer … Det er ingen riktige eller gale svar eller ideer.
  • Legg vekt på at fremskritt er oppnåelig , uavhengig av suksessen med aktiviteten.

Start og animer utvekslinger

På dette stadiet er 2 tilnærminger mulige:

  • - Hvis emnet er begrenset, gå til kjernen i saken og start diskusjoner.
  • - Hvis aktiviteten gjelder flere elementer (temaer, problemer, delprosjekter …), velg en behandlingsrekkefølge og ta tak i den første på listen. Valget kan defineres sammen med hele arbeidsgruppen.

Diskusjonene foregår i tre faser: kontekst - analyse og anbefalinger:

  • Trinn 1 - Kontekst: Påminnelse om handlingens mål og mål

    Den første fasen består i å gå tilbake til formålet med handlingen. Dette er en mulighet til å kontrollere at alle deler den samme visjonen om emnet og dets mål. Det er ofte nyttig å bruke de tilhørende dokumentene eller å representere målene og forventede resultater grafisk (med koblingene mellom hver for de mest komplekse).
    Eksempel på spørsmål:
    Hva var planlagt? Hva er forventede leveranser? Hva er de viktigste hendelsene?

  • Trinn 2 - Analyse: Observasjon av resultater etter handling og analyse av årsakene til avvikene

    Målet med denne fasen er å sammenligne det planlagte og det realiserte for å se de positive og negative avvikene. Når det er betydelige forskjeller, forstå hvorfor.
    Tilretteleggeren bruker spørsmål som:
    Hva er oppnådd? Hva var resultatene? Er handlingen en suksess? En feil ? Er det i tråd med det som var forventet? Hva har fungert? Hva gikk galt? Hvorfor skjedde dette? Hva forklarer slik suksess? Hvilke vanskeligheter har vi møtt? Lær mer om aktivitetens forskjellige faser.

    For å gå mer i dybden, bruk verktøy som "5 hvorfor?" .

  • Trinn 3 - Anbefalinger: Søk etter forbedringsveier og anbefalinger

    Identifisering av hva som kan forbedres og hvordan? Hvordan kunne vi unngå denne situasjonen? Hva vil du anbefale for handlingene som kommer? Hvordan kan vi gjøre det annerledes neste gang? Hva ville vi endret hvis vi måtte gjøre prosjektet på nytt?

I et uformelt møte, for å si det enkelt, kan lederen fokusere diskusjonene på 3 spørsmål:

  • Hva har fungert bra og hvorfor?
  • Hva kan forbedres og hvordan?
  • Bør vi gjøre det annerledes neste gang? Hvis ja, hvordan?

Utarbeidelse og deling av konklusjoner

Hensikten med AAR er å utnytte erfaringen og spre den bredt i selskapet . Målet er å unngå å gjenta de samme feilene av de samme hovedpersonene eller av et annet team som jobber med et lignende prosjekt.

For å gjøre dette, er det anbefales å bruke et standardisert dokument slik at alle enkelt kan bruke ideene som fremmes.

Dette dokumentet kan struktureres som følger:

  1. Identifikasjon av handlingen og teamet
  2. Tilordnede mål og mål
  3. Poeng som fungerte: detaljer og anbefalinger for å opprettholde eller gjenta minst samme ytelse
  4. Poeng å forbedre: detaljer og råd om praksis og løsninger for å gjøre det bedre neste gang eller forhindre gjentagelse av samme hendelse
  5. Leksjoner å lære: prinsipper som kan generaliseres
  6. Handlingsplan for å utføre forebyggende eller kurative handlinger som er identifisert under prosessen og som skal utføres

Dette dokumentet kan datastyres innenfor rammen av et kunnskapshåndteringsprosjekt eller ganske enkelt innenfor en prosjektstyringsprogramvare. Gi en dokumentstruktur som gjør det lettere å klassifisere og finne informasjon.

Denne filen er referert til: Hvordan lede et prosjekt - Organiser og led et møte effektivt

wave wave wave wave wave