Hvordan analysere alle dimensjonene til et problem? Vanskeligheten er å nærme seg temaet fra relevante vinkler ved å stille de riktige spørsmålene. Dette er nettopp det QQOQCP -metoden tillater.
Ofte sliter team med å løse et problem på grunn av alles oppfatning av det. Oppfatninger som sjelden stemmer overens på grunn av deres åpenbare subjektivitet, hver og en har en tendens til å se og tenke bare fra sin synsvinkel og hans kunnskap og / eller erfaringer.
QQOQCP -metoden gjør det mulig å foreta en detaljert analyse av situasjonen . Og dette på en konstruktiv måte, basert på systematisk avhør for å snu problemet i alle retninger, for å bryte det ned i alle dimensjoner, for å skifte blikket og for å åpne mulighetsfeltet når det gjelder løsning.
Presentasjon av QQOQCP
Definisjon
Metoden skulle stamme 20 århundrer tilbake, under Romerriket i det såkalte Quintilian hexameter. Den engelske versjonen er kjent som "5 W's" - Hvem sier hva? Hvor, når og hvorfor?. Det franske navnet "QQOQCP" kommer fra forkortelsen som definerer det:
- Spørsmål - Hva : objekt, handling, fase, drift.
- Q - Hvem : interessenter, aktører, ledere.
- O - hvor : sted, distanse, scene.
- Q - Når : tid, tidsplan, varighet, frekvens.
- Hvordan er det : materiale, utstyr, nødvendige midler, oppførsel, metoder, prosedyrer.
- P - Hvorfor : motivasjoner, motiver, årsaker til å være, etc.
Avhør kan tilskrives en ekstra viktig akse: "Hvor mye?" (kostnader, mengde …). Metoden tar deretter forkortelsen QQOQC VS P. Forresten, den siste P - Hvorfor kan strekke seg til For What: til hvilket formål?
Prosessen består av å samle og analysere all relevant informasjon tilgjengelig ved å stille maksimalt spørsmål av alle slag angående et problem, en situasjon, et emne definert på forhånd. Tanken er å tenk konstruktivt for å få frem hovedårsakene til problemet, årsakene til et bestemt prosjekt , definere hovedlinjene i en handlingsplan, etc.
Målet med prosessen
Dette verktøyet lar deg utforske et tema fra alle vinkler og finne passende løsninger. Den lar deg også sortere et sett med relevant informasjon og klassifisere den i henhold til denne logikken: fra "hva" (beskrivelse av den aktuelle situasjonen) til "hvorfor".
Fordeler og begrensninger ved metoden
En av fordelene med QQOQCP er enkelheten, både når det gjelder implementering og praktisk bruk. Videre er det en metode som oppmuntrer et bredt og konstruktivt spørsmål. Det gjør det mulig å samle viktig og presis informasjon om en gitt situasjon.
Blant begrensningene kan vi merke den "forstyrrende" eller kontraproduktive karakteren som noen spørsmål kan anta hvis de er dårlig formulert.
Kontekst for bruk av tilnærmingen
Når det gjelder anvendelse, er QQOCQP -metoden veldig nyttig for analyse, kartlegging og definisjon av målprosesser parallelt med Ishikawa -metoden (årsak og virkningsdiagram) mer fokusert på løsning av organisatoriske dysfunksjoner. Den kan dermed blant annet brukes i sammenheng med:
- Problemer med å løse
- Definisjon av en handlingsplan
- Utvikler et prosjekt
- Skriver en møterapport
- Ledelse av menn , spesielt innenfor rammen av konflikthåndtering
- Prospektering
QQOCQP i detalj
WHO ?
Det er et spørsmål om å bestemme som er de forskjellige hovedpersonene som er involvert. Dette spørsmålet kan "målrette" mennesker, stillinger, tjenester, ferdigheter, hvilken type aktører som er involvert (ansatte, kunder, leverandører, ulike tjenesteleverandører, etc.). Spørsmålene du skal stille er blant annet følgende:
- Hvem identifiserte problemet? Hvem startet avhøret?
- Hvem er ansvarlig for prosjektet, filen?
- Hvem forårsaker problemet?
- Hvem er direkte berørt?
- Hvem påvirkes?
- Hvem trenger svar?
- Hvem skal du kontakte?
Det kan være lurt å kvalifisere kommentarene dine ved å formulere disse spørsmålene på en mindre påtrengende og mer diplomatisk måte: Hvem er personen som identifiserte problemet? Hva er dens funksjon? Hvilke avdelinger og team er involvert? etc.
Hva ?
Dette spørsmålet er for definere det aktuelle problemet tydelig og presist , fokus på prosjektet som skal gjennomføres, etc. Tanken er å bestemme problemets art så vel som konsekvensene av den, bedre definere de forskjellige fasettene i et prosjekt, etc. Spørsmålet kan derfor være:
- Hva er det egentlig?
- Hva er den nåværende situasjonen?
- Hva er konsekvensene?
- Hva er risikoen?
- Hva har blitt satt på plass for å prøve å fikse problemet?
- Hva er avkastningen?
- Hva har fungert? Omvendt, det som ikke innfridde de første forventningene?
Hvor ?
Det er gjennom dette spørsmålet om beskrive steder og nøyaktig lokalisere ting i rommet. Spørsmål vil fokusere på:
- Hvor er problemet ? I hvilket land, bygning, avdeling, team osv. ? På hvilket produkt? Hvilken maskin? Hvilket innlegg? etc.
- På hvilket stadium vises vanskeligheten?
- Er plasseringen av problemet tilgjengelig?
Når ?
Så kommer spørsmålet om midlertidighet. Målet er å bestemme de tidsmessige omstendighetene - frekvens, varighet, forutsigbarhet, etc. - av problemet. Spørsmålet dreier seg deretter om spørsmål som:
- Når oppsto problemet egentlig?
- Hvor lenge har denne bekymringen vært tilstede?
- Etter hvilken spesiell hendelse?
- Oppstår vanskeligheten regelmessig? I så fall, hvor ofte?
- Når vises problemet?
Hvordan? 'Eller' Hva?
Det er definere hvordan problemet oppstår, men også hvordan aktørene handler og med hvilke midler (dette punktet kan løsnes og være gjenstand for et spesifikt spørsmål):
- Hvordan manifesterer problemet seg?
- Hvordan reagerer de forskjellige hovedpersonene?
- Hvilke prosedyrer er på plass, fulgt? Hva er instruksjonene?
- Hvordan forholder regelverket seg til denne typen situasjoner?
- Hvilke metoder brukes?
- Hvordan er selskapet, tjenesten, teamet organisert?
Hvor mye ?
Dette spørsmålet er ofte inkludert i forrige punkt kvantifisere midlene - menneskelig, økonomisk, teknisk, tidsmessig, etc. - sette på plass og / eller nødvendig i forhold til nevnte situasjon. Spørsmål som:
- Hvor lang tid har vi til å løse problemet?
- Hvilket budsjett har vi?
- Hvor mange maskiner, verktøy, stasjoner, tjenester, etc. er bekymret ?
- Hvor mange tilbydere kan vi konsultere?
- Hvor mye koster standard for selskapet?
Hvorfor ?
Den siste fasetten av spørsmålet handler om årsakene, røttene, men også det tiltenkte målet. For hvert av de foregående spørsmålene og for at kritikken skal være konstruktiv, kan det være passende å analysere årsakene og bruksområdene, målene for de ulike elementene som er identifisert .
Så for hver Hvem, Hva, Hvor, Når, Hvor, Hvor mye er det fornuftig å spørre hvorfor og til hvilket formål (For hva?) For å analysere problemet grundig og løse det effektivt.
