Å identifisere de forskjellige årsakene til et problem er et stort skritt i å løse det. Forholdsdiagrammet letter dette arbeidet. Hvorfor ? Hvordan? 'Eller' Hva?
Hva er et forholdsdiagram?
Eksistensen av et problem er noen ganger basert på flere sammenhengende årsaker. Koblingen mellom hver av dem gjør løsningen av problemet kompleks og usikker på om disse avhengighetene ikke er blitt identifisert oppstrøms. Faktisk risikerer en tilsynelatende relevant løsning å være ineffektiv hvis de virkelige årsakene ikke er korrekt identifisert på forhånd. Derav interessen for å investere tiden det tar å analysere opphavet til problemet i alle dets dimensjoner.
Forholdsdiagrammet instrumentaliserer denne forskningen ved å hjelpe til med å finne årsakene til et problem (eller faktorene som kjennetegner en situasjon). Det hjelper til med å identifisere sammenhengen mellom årsakene og effektene som fører til at situasjonen oppstår. Disse koblingene er representert på en graf.
Når skal du bruke den?
Forholdsdiagrammet brukes i kvalitetsstyring, i prosjektledelse, men også av ethvert yrke som står overfor et problem som skal løses. Generelt er dette verktøyet interessant å bruke for å fjerne en kompleks, forvirret situasjon der mange faktorer samhandler med hverandre. Eksempler:
- når årsak og virkning lenker ikke er åpenbare
- når de involverte parameterne er (veldig) mange
- å identifisere årsakene
Forholdsdiagrammet kan også brukes til å kvalifisere ideer. Målet er å identifisere drivelementer og bremser.
Implementere metoden
Denne prosessen utføres fra et verksted. Det er mulig å bruke post-its eller datamaskinverktøy som støtte. Her er de fire hovedtrinnene:
-
Definer problemet
Karakteriser problemet eller situasjonen for å forstå hva det handler om. Sett grenser. For å skille mellom alle dimensjonene til et problem og dets omfang, bruker du verktøy som:
- affinitetsdiagrammet
- CATWOE -metoden
- QQOCQP
- CIRCEPT -metoden
Å definere problemet er en ofte oversett fase. Det er imidlertid viktig. Hvordan løse et problem hvis det ikke er riktig identifisert fra starten? Basert på feilaktige forutsetninger risikerer løsningen å være upassende.
Ta følgende eksempel: et internt barometer avslørte at ansatte i økende grad blir frakoblet. Ledelsen ser etter årsakene.
-
List opp faktorene (årsakene) for et gitt problem
Stol på Brainstorming eller Reverse Brainstorming for å identifisere alle årsakene eller ideene. Beskriv dem kort (på en post -it - hvis dette mediet er valgt).
Affinitetsdiagrammet indikerer direkte hovedfaktorene.
I vårt eksempel:
-
Etablere forholdet mellom hver faktor
Målet med dette trinnet er å bygge årsakssammenhenger mellom de listede elementene.
Fortsett med å ta hver faktor med alle de andre etter tur og stille deg selv følgende spørsmål: er det et årsak og virkning -forhold mellom disse 2 faktorene? I så fall: hva er årsaken? Hva er effekten? Tegn en pil fra årsak til virkning.
Ved å stille spørsmålet "Hvorfor"? Nye årsaker som ikke er nevnt tidligere, kan dukke opp. De må selvfølgelig integreres i diagrammet.
Fortsett på samme måte for alle mulige kombinasjoner. Dette arbeidet er langt og kjedelig. Imidlertid representerer det hjertet i metoden.
Eksempel:
-
Analyser forhold
Når forholdene har materialisert seg, er det på tide å gå videre til analyse. Før du går til bunns i spørsmålet, gjenstår en siste oppgave: vektingen av elementene. For å gjøre dette, teller antall ankomster og avganger med piler på hver faktor, merk de 2 tallene i nærheten.
Analyser diagrammet, hver faktor kan enten være en effekt (antall piler som peker i retning av …) eller en årsak (antall piler som starter fra …). Faktoren med det høyeste antallet avganger er årsaken. Hvis sistnevnte ikke har en pil som peker mot den, er det en grunnårsak.
Den med flest ankomster er hovedeffekten. Det siste kan bli til indikator på suksess for å måle valg og riktig implementering av løsninger (for et problem).
Det kan være flere grunnårsaker og flere hovedvirkninger. Det er gruppen som fikser fra hvilken terskel en effekt og en årsak må beholdes. I tillegg fungerer disse verdiene som indikatorer. De hjelper til med å ta en beslutning. Enkelte dimensjoner blir ikke tatt i betraktning (for eksempel virkningen på kundetilfredshet). Som et resultat kan gruppen godt kvalifisere seg som en kritisk årsak som fremstår som moderat innflytelsesrik.
ikke
I dette eksemplet er hovedårsaken som dukker opp etableringen av et åpent rom: den nødvendige investeringen resulterte i frysing av økningene, styrket kontroll over ansatte, forlenget arbeidstid (presenteeism), generere en dårlig atmosfære (spenninger pga. økt stress, etc.). Manglende anerkjennelse er hovedeffekten. Den kan brukes blant indikatorene for å overvåke trivsel på ansatte på jobben.
