Enten du er leder eller ekspert på et felt, vil du mest sannsynlig måtte ta ansvar for styringen av visse prosjekter … Betydelige utfordringer når det gjelder ditt eget ansvar … Et spørsmål oppstår: hvilken prosjektledelsesmetode du skal bruke for å nå målene ?
Det er ikke snakk om Prince, Scrum, XP -metoden her, men om en enkel tilnærming som kan brukes på alle typer prosjekter, både for rekruttering og for organisering av en tjeneste.
En metodikk som dreier seg om 4 stadier.
Trinn 1 - Initialiser: hva, hvorfor, hvordan og hvem?
Dette er den første fasen. Du vet målet. Du trenger å vite mer og …
-
Husk målet med prosjektet
Bestem hva formålet er. Spesifiser konteksten hvis mulig. Denne informasjonen gir mer mening til prosjektet. Alle interessentene deler dermed den samme visjonen om prosjektet og dets utfordringer. Misforståelser reduseres.
-
Definer nøyaktig hva prosjektet skal føre til
Dette er starten på spesifikasjonene dine. Prosjekter deg selv for å beskrive hva du vil oppnå. Skriv det ned i svart -hvitt.
-
Sett tids- og kostnadsbegrensninger
Midlene du har til disposisjon er ikke uendelige (i så fall ville vi ikke lese denne artikkelen …). Fristene er absolutt ikke det heller. På dette tidspunktet må spillereglene settes. Merk av omkretsen av prosjektet ditt.
-
Identifiser ressurspersoner
Den siste fasen av dette trinnet er å sette opp et prosjektteam. Avhengig av omfanget av oppdraget eller prosjektets størrelse, er dette ikke nødvendigvis nødvendig. På den annen side ville det være overraskende hvis du kunne lede prosjektet ditt uten å påkalle andre ferdigheter, interne eller eksterne. Ressurser som er nyttige når det gjelder råd eller utførelse.
Trinn 2 - Planlegg trinnene og handlingene: hvem gjør hva, når?
Nå vet du hvor du vil dra. Du kjenner budsjett- og tidsbegrensningene og har listet opp personene du trenger for å mobilisere. Nå er det på tide å sette alle disse dataene til musikk.
-
Definer utgangene og skille de forskjellige stadiene
Tanken er ikke å bare ha en begynnelse og en slutt på planleggingsverktøyet. For å gjøre arbeidet enkelt, identifiser hovedstadiene med mellomproduksjoner (utgangene). Eksempel på rekruttering: definisjon av kandidatens profil (utdata: kunnskapsliste, kunnskap og mellommenneskelige ferdigheter til den ideelle kandidaten), lansering av søk etter kandidater (utdata: kandidatliste), etc. Når dette arbeidet er fullført, legger du disse store handlingene på en tidsplan (Gantt for de mest avanserte) og angir tidsfrister. En grafisk fremstilling forenkler overvåking i stor grad. Du kan også starte fra sluttdatoen og bygge en omvendt plan.
-
Legg til hovedoppgavene
For hvert trinn, legg i timeplanen de påfølgende oppgavene som skal utføres. Ikke definer alt i detalj. Hold deg på et operativt nivå som vil hjelpe deg med å nå dine mål . For hver oppgave, knytte ressurspersonene som skal mobiliseres . Dette er muligheten til å spørre om tilgjengeligheten deres. Det er faktisk sterkt anbefalt å ikke vente til prosjektet er planlagt for å sjekke tilgjengeligheten til en person. Å vite at du uansett sannsynligvis vil oppleve usikkerhet i planleggingen … Husk at dette er et forberedelses-, overvåkings- og til og med omorganiseringsverktøy. Du får dermed en tidsplan for oppgavene som skal utføres og de tilhørende ressursene.
Trinn 3 - Utfør og pilot
På grunn av din første forberedelse, du kan starte de planlagte operasjonene . Hvert trinn må føre til den definerte utgangen. Hvis det oppstår uforutsette hendelser, må du håndtere dem ved å ta følgende trinn i betraktning. Målet er å være tro mot den opprinnelige planen så mye som mulig. Etter hvert som arbeidet skrider frem, koordiner ressurspersoners arbeid, tilrettelegge for møter, etc. Gjennomføre organisatoriske tilpasninger (det er veldig sjelden at det ikke er noe å endre på dette nivået): trening, endringsledelse … Avhengig av saken (og følsomhetene), blir disse justeringene gjort under utførelse eller under levering. For å holde det under kontroll, er dette trinnet mesteparten av tiden administrert i prosjektet.
Trinn 4 - Fullfør
Her er slutten på oppdraget ditt. Og noen prinsipper du må følge for å lukke det vellykket …
- Sørg for at de opprinnelige målene er nådd.
- Lever, hvis en endelig løsning skal leveres. Dette er for eksempel tilfellet for en dataprogram.
- Fullfør arbeidet som pågår "pent" : sørge for at rapporter blir skrevet, dokumentasjon ferdigstilt, ressurspersoner informert om slutten av prosjektet, etc.
- Gjør oversikt over hva som fungerte og vanskelighetene som oppstod. Dette er en veldig nyttig øvelse for kontinuerlig forbedring!
