Hvordan skrive et konseptnotat for et prosjekt?

Hvordan kan du bare presentere formålet og innholdet i et prosjekt for alle som er direkte eller indirekte involvert? Innrammingsnotatet er et sentralt verktøy for å presentere et prosjekt i de store omrissene. Hvordan skrive det? Hva inneholder den?

Hva er et innrammingsnotat?

Dette er referansedokumentet i prosessen. Det skisserer de viktige punktene å vite om et prosjekt. Den svarer på QQOQCP spørsmål:

  • Spørsmål - Hva : prosjektdefinisjon, omfang
  • P - Hvorfor : prosjektets formål, forespørselens kontekst
  • Q - Hvem : berørte parter, interessenter, prosjektleder, prosjektteam, viktige brukere
  • O - hvor : sted (spesifiseres om nødvendig)
  • Q - Når : planlegging, viktige datoer
  • Hvordan er det : metoder, ressurser, budsjett …

Rammebeskrivelsen kalles også et forlovelsesbrev, sammendragsnotat eller til og med lanseringsnotat.

Hva er dette dokumentet til?

I livssyklusen til et prosjekt ligger rammebeskjeden mellom mulighetsstudiet og utformingen av spesifikasjonene. Dette dokumentet er nyttig på flere måter:

  • en kontrakt mellom klienten (eller klienten) og prosjektlederen ansvarlig for arbeidet. Det definerer klart forventningene og svarene.
  • et arbeidsdokument for å validere problemene, innholdet, organisasjonen og resultatene av prosjektet . Som sådan er det et dokument som utvikler seg med utvekslinger og nye parametere.
  • Oppbevaringssted som interessenter kan referere til i hvert trinn i prosjektet.
Forskjell mellom omfang og notater

Rammebeskrivelsen er et syntetisk dokument som inneholder alle de viktige punktene knyttet til prosjektet. Spesifikasjonene er et dokument som formaliserer en forespørsel om å bli sendt til teamet som skal utføre prosjektet, enten det er internt eller eksternt. Rammebeskrivelsen fungerer som grunnlag for utformingen av spesifikasjonene.

Hvem er mottakerne?

Listen deles mellom aktørene som er involvert i realiseringen av prosjektet (leder og medlemmer av prosjektgruppen) og de som må informeres (styringsgruppe, ledelse, leder for berørte avdelinger, etc.).

Hvordan skrive et konseptnotat?

Innholdet i et rammebeskjed varierer avhengig av prosjektets art, omfang, aktivitetssektor osv. Under en mal for et konseptnotat å tilpasse etter dine behov:

  1. prosjektdefinisjon

    Dette første trinnet presenterer prosjektets art. Noen få linjer beskriver det du trenger å vite.

    Eksempel på spørsmål du kan stille deg selv:

    • Hva handler det om ?
    • Hva inneholder prosjektet?
    • Hva er ideen om å utvikle?
  2. Prosjektets / kontekstens opprinnelse

    Forklaring av elementene, fakta, situasjon (økonomisk, miljømessig, etc.), etc. som førte til realisering av dette prosjektet. Dette trinnet hjelper til med å forstå opprinnelsen til etterspørselen og dens utfordringer.

    Denne informasjonen gir en spesiell fargestoff til arbeidet som vil følge. De gir mening til teamets oppgave og lar alle interessenter dele den samme forståelsen av prosjektet.

    • Hva begrunner dette prosjektet?
    • Hvorfor gjennomføre dette prosjektet? Hvorfor er dette nødvendig?
    • Hva blir dens innvirkning?
    • Hva er problemet som skal løses?
    • Hvilke punkter må forbedres?
    • Hva var elementene som utløste forespørselen?
    • Hva kjennetegner situasjonen?
  3. prosjektets mål

    Når prosjektet og dets opprinnelse er definert, anbefales det å spesifisere hva som vil bringe prosjektet når det er fullført. Det er et spørsmål om kvantitative mål (økonomiske gevinster, produktivitet, etc.) så vel som kvalitativ (medarbeidertilfredshet, merkeimage, etc.). Mens du kjenner grunnen, må du holde på antall indikatorer.

    • Hva er målet med prosjektet? Målene?
    • Hva er forventningene?
    • Hva er målene?
    • Hva er leveransen (produkter, dokumenter, etc.)?
    • Hva er indikatorene på suksess?
  4. Prosjektomfang

    Et prosjekt har vanligvis grenser. Det er viktig å spesifisere hvilke: hva prosjektet inneholder eller omfatter - og hva det ikke tar hensyn til eller ikke tar opp. Dette er en viktig presisering. Dette er en mulighet til å bekrefte at hver interessent faktisk har samme omfang. I tillegg har denne informasjonen en direkte innflytelse på menneskelige, materielle og økonomiske ressurser som mobiliseres, metodene som brukes og tidsfrister. Det er derfor viktig å spesifisere rammeverket som prosjektet vil utvikle seg i.

    • Hva er grensene for prosjektet?
    • Hvilke avdelinger / prosesser / funksjoner / geografisk område / kundesegment / inkluderer eller ekskluderer?
    • Hvilke funksjoner påvirkes?
    • Hva er prioriteringene?
    • Hva er de andre berørte områdene?
  5. Begrensninger

    Interne og eksterne begrensninger kan oppstå og må tas i betraktning av prosjektlederen. Det kan være et spørsmål om personalebegrensninger, ressurser, timing, resultater osv.

  6. Skuespillere

    Å identifisere aktørene gjør det mulig å vite ikke bare hvem som gjør hva, hvem som er ansvarlig for hva, men også hvem som bør informeres om hva. Dermed kjenner alle de berørte menneskene hver enkeltes rolle og ansvar (se RACI -matrisen). En god hjelp for effektive interaksjoner.

    • Hvem er medlemmene i prosjektgruppen?
    • Hvem har ansvaret for hvert område?
    • Hvem deltar i styremøtene?
    • Hvem er de andre interessentene?
    • Hvem er ekspertene?
    • Hvem er de viktigste brukerne?
    • Hvem validerer leveransene?
  7. Planlegg makro

    Den plasserer de viktigste stadiene (for eksempel forstudier, detaljstudier, prototyper osv.) I tiden som er implementert. Makroplanleggingen har en dobbel interesse: å fastsette en tidshorisont og gi et blikk på fremdriften i operasjonene.

    • Hva er milepælene og viktige datoer?
    • Hva er de viktigste milepælene?
    • Hva er de viktigste fristene?
    • Når skal prosjektet starte?
    • Når skal det slutte senest?
  8. Ressurser

    • Menneskelige ressurser : nødvendige interne og eksterne ressurser.
    • Material betyr : maskiner, verktøy, møterom …
    • Finansielle ressurser : presisjon av budsjettrammen som er tildelt prosjektet. Spesifiser delen som er dedikert til hver fase identifisert i makroplanleggingen.
  9. Kommunikasjon

    Beskriv hvem som kommuniserer når, så vel som midlene som brukes. Detaljer vil bli spesifisert i prosjektkommunikasjonsplanen.

  10. Risikoer

    Ethvert prosjekt har risiko: svært (for) optimistiske tidsfrister, utilstrekkelige ferdigheter, kompliserte personlige forhold mellom visse ansatte, etc.

    • Hva er risikoen?
    • Hva er svakhetene? Sårbarhet?
    • Hva er begrensningene?
    • Hva skjer i tilfelle …?

Hvis denne informasjonen er viktig, kan stedet spesifiseres hvor prosjektet skal utføres.

Denne filen er referert til i: Project framework

wave wave wave wave wave