Et nytt prosjekt kommer, og du må absolutt få teamet ditt til å jobbe med emnet. Ja, men her er det, dine ansatte er spredt geografisk eller til og med eksternt, og du kan ikke klare å samle dem alle på ett og samme sted samtidig, om ikke til store kostnader. Ikke tortur tankene dine lenger … organiser et hjernenett!
Hva er Brain-netting?
Mange ledere i dag leder virtuelle team, hvorav noen - noen ganger alle - er geografisk fjerne.
Også kalt online brainstorming - eller online brainstorming - brain -nettting er en kollektiv tenkningsteknikk utført på en dematerialisert måte gjennom delte digitale verktøy.
Dette er spesielt interessant når du vil gjennomføre en grupperefleksjon og når det er vanskelig å fysisk samle alle deltakerne på ett sted samtidig.
Prinsipp
Metoden består i å samle praktisk talt - via Internett - forskjellige deltakere i en kollektiv refleksjonsøkt. Via et dedikert samarbeidsverktøy kan alle dele sine ideer / løsninger og diskutere i sanntid - eller offline - med de andre medlemmene i gruppen fra enheten - smarttelefon, nettbrett, datamaskin.
Tanken er at denne virtuelle idémyldringen finner sted som en klassisk refleksjonsverksted av hjerneskrivende type, med den forskjellen at alle deltakerne ikke er fysisk sammen.
Alle tenker på egen hånd og deler deretter tankene sine på et samarbeid. Bidrag er generelt anonyme slik at alle deltar aktivt.
Søknadsfelt
Ekstern brainstorming er spesielt nyttig i følgende situasjoner:
- fjernarbeid ansatte
- deltidsansatte som ikke overlapper hverandre
- ansatte spredt geografisk
- stort antall deltakere delt inn i undergrupper og delt inn i flere rom
og med følgende mål:
- problemer med å løse
- innovasjon
- beslutningstaking
- markedsføring
- kommunikasjon
- strategi
Fordeler og begrensninger
Tilnærmingen har visse fordeler, for eksempel:
- anonymitet av innlegg (valgfritt) oppfordrer deltakerne til å være mer aktive og kreative
- mulighet for geografisk spredte lag til å tenke kollektivt lettere
- spare tid og kostnader ved å organisere møter for spredte lag
- mulighet for deltakere til å legge ut på forskjellige tidspunkt
Det har imidlertid visse begrensninger:
- Når deltakerne må tenke på like lang tid, kan det være vanskelig å finne timingen som passer for alle (tidsforskjeller, full / deltid, forbindelsesvansker knyttet til den geografiske plasseringen, etc.)
- problemer knyttet til kompatibiliteten mellom programvaren / applikasjonene som brukes og deltakernes maskinvare (spesielt Mac / PC)
- vanskeligheter knyttet til bruken av programvaren eller applikasjonen som brukes (mer eller mindre langvarig opplæring i henhold til brukernes profiler)
- vanskelig å organisere som en del av en presserende refleksjon
- effektiviteten av refleksjoner knyttet til lederen / tilretteleggeren
Verktøyene
Utvalget av tilgjengelige løsninger er veldig bredt, i tillegg til budsjettet. Alle vil velge den mest hensiktsmessige i henhold til antall brukere, frekvensen av bruk, teknologien som er tenkt og miljøet som kreves. Totalt sett er det fire hovedtyper av støtte:
- E -post
- Video- / samtalekonferanser
- Online samarbeidsløsninger
- Dedikert programvare / applikasjoner mer eller mindre komplekse, mer eller mindre dyre. Noen inkluderer maler som er veldig nyttige for prosjektledelse, spesielt for eksempel tidsplaner, forretningsplaner, prioriteringsmatriser, etc.
Organiser en workshop i hjernenettmodus
Totalt sett foregår denne typen brainstorming på samme måte som den mer "klassiske" versjonen, bortsett fra at alle deltakerne tenker fra forskjellige steder fra hverandre.
Ideen er å lage en emulering og oppmuntre til forslag til ideer uten å begrense kreativiteten. Initiativtakeren til workshopen har derfor en overordnet rolle her i gruppens dynamiske animasjon og flytende utvekslinger.
Før workshopen vil arrangøren passe på å definere en dato og et starttidspunkt for økten og dele denne informasjonen, samt temaet som skal jobbes med, med alle deltakerne. Han vil sørge for at alle har mottatt denne informasjonen ved for eksempel å be om en bekreftelse på oppmøte.
-
Velg riktig verktøy
Velg den mest passende programvaren / applikasjonen på forhånd. Budsjett, teknologi, ergonomi, funksjoner, kompatibilitet, etc. er her for å bli tatt i betraktning for å gjøre det riktige valget.
-
Gjør teamet kjent med prosessen
Tren teamet oppstrøms i den tekniske løsningen som brukes. Det er faktisk viktig at alle deltakerne er komfortable med programvaren og dermed kan konsentrere seg om temaet for workshopen. I tillegg må notatene, kostnadene og andre dokumenter som er nødvendige for møtet, være lett tilgjengelige og delbare for alle.
Det er viktig å sikre at alle har tilstrekkelig kunnskap om verktøyet for å bruke det effektivt.
-
Start idémyldring
Angi nøyaktig målet med idémyldringsøkten og sørg for at alle deltakerne har forstått og integrert det.
Angi reglene (spontanitet, fravær av dømmekraft og / eller kritikk i begynnelsen, mengden ideer som går foran kvalitet, fremdriften i hjernenett …) samt avsatt tid - eller sluttdato for forslagene i tilfelle av et upåklagelig hjernenett.
Oppmuntre til produksjon av ideer / løsninger som en klassisk idémyldring og kjør verkstedet i henhold til tidsplanen og timingen som er definert på forhånd.
For å gjøre dette kan tilretteleggeren stille et spørsmål som alle deltakerne svarer på, samt eventuelle tilleggsspørsmål som kan oppstå fra dette svaret (detaljer, eksempel osv.). Diskusjonen kan fortsette basert på svarene som er gitt eller rundt andre relaterte spørsmål.
-
Klassifiser og velg ideer
Avhengig av alternativene som er tilgjengelige på online brainstorming -grensesnittet og reglene som er definert av gruppen, gjøres klassifiseringen slik den kunne gjøres under en klassisk brainstorming: etter tilhørigheter, hovedideer av ideer, etc. i kolonner, i grupper med virtuelle post-it-notater, på et virtuelt flipover …
Refleksjon og diskusjoner fortsetter i henhold til gruppens driftsregler (prioritering, analyse av styrker og svakheter ved hvert forslag, avstemning osv.) Til ideen eller løsningen på problemet det arbeides med er oppnådd og implementert. .
Denne filen er referert til i: Tilrettelegge for et arbeidsmøte - Organiser og gjennomfør et møte effektivt
