For at et møte skal være produktivt - uansett hvor nøye forberedt når det gjelder innholdet, er det avgjørende at det finner sted på et tidspunkt som er mest gunstig for tanken, konsentrasjonen og effektiviteten til deltakerne.
Hvorfor velge riktig tidspunkt for møtene dine?
Generelt sett liker folk ikke møter av noe slag. Dette er desto mer sant i selskaper eller avdelinger som lider av akutt møtitt. Møter følger hverandre og ligner hverandre uten egentlig å føre til noe konkret for noen.
Men hvis disse arbeidsmøtene gjentas dag etter dag, virker de noen ganger mer produktive, mindre arbeidskrevende. I tillegg til forberedelsen, som må være grundig, ser det ut til at dagen og klokkeslettet da disse møtene holdes spiller en rolle for deres effektivitet.
Å velge riktig dag og riktig tidspunkt for et møte vil derfor ha en betydelig innvirkning på effektiviteten i arbeidet som tilbys. Visse dager og tider vil faktisk være mer befordrende for refleksjon, konsentrasjon … og dermed produktiviteten til teamet!
Å velge riktig tidspunkt for å holde et arbeidsmøte vil dermed gjøre det mulig å:
- maksimere deltakernes oppmerksomhet og konsentrasjon,
- spare tid og energi,
- fremme effektivt arbeid,
- involvere deltakerne mer,
- forbedre bildet av møter blant sine ansatte.
Når på døgnet skal man organisere et møte?
Totalt sett bidrar ettermiddagene mindre til produktive møter. I tillegg til fordøyelsesfasen som ikke er egnet for konsentrasjon og refleksjon, som dagen skrider frem, kan noen deltakere måtte håndtere uforutsette hendelser, fullføre en fil, etc. De kan fortsatt være ivrige etter å avslutte det nevnte møtet og bli mindre involvert i refleksjonen, eller når det har startet, kan du gjøre alt for å sikre at det slutter så snart som mulig. Dette undergraver uunngåelig effektiviteten av arbeidet og kan noen ganger føre til dårlige beslutninger.
Hvis møtet ikke kan holdes på noe annet tidspunkt enn på ettermiddagen, hvis du velger en midt på ettermiddagen, synes klokken 15:00 å være akseptabelt.
Øyeblikkene å unngå
- Mandager og fredager : Hvis mandag morgen ofte er vinden i seilene for å starte uken på høyre fot og sette ukentlige mål, er de ikke det beste valget når det gjelder å møte planlegging. Ansatte kan faktisk fortsatt ha sinn i helgene på mandag og vil ikke være fullt fokusert på emnet. Ditto for fredager hvor ansatte allerede vil tenke på at helgen nærmer seg raskt eller om alt de må fullføre før de drar … Hodet er ikke veldig åpent for møtet.
- det første om morgenen : Dette krever at tilretteleggeren kommer godt oppstrøms for å forberede rommet og utstyret. Dette kan være en vektor for stress og / eller spenning hvis alt ikke går som planlagt. Det kan også være senkommere blant deltakerne, noe som forstyrrer den jevne refleksjonen. I tillegg vil deltakernes evne til å konsentrere seg ikke være maksimalt den første timen på dagen.
- tidlig på ettermiddagen : Ettermåltidet genererer en viss døsighet knyttet til fordøyelsesperioden. Energinivået er ikke optimalt, refleksjonen vil lide mye.
- på slutten av dagen : Deltakerne er mer sannsynlig å være bekymret for når de skal forlate arbeidet enn hva de skal tenke på i møtet. Videre begynner dagen som allerede har hatt sin andel av uforutsette hendelser og saker - mer eller mindre tunge - å håndtere, fysisk og psykisk tretthet begynner å merkes og ånder vil ikke være på sitt beste.
- ved lunsjtider : med mindre du virkelig tilbyr et raskt måltid, men tilstrekkelig stort og planlegger det i forkant av virkelige diskusjoner - som ikke bør trekke ut, fordi fordøyelsen kan være kontraproduktiv, betyr lunsjmøtet for mange ansatte som spiser samtidig som de jobber. Som kan plage noen.
Det bør også unngås avhengig av selskapets aktivitet og teamets funksjon: møter til avgjørende tider - jobbrotasjoner, dager når noen ansatte jobber på distanse osv.
De beste tidspunktene for et produktivt møte
Hvis tirsdager eller torsdager foretrekkes for arbeidsmøter, bør den ideelle timeplanen defineres i henhold til kontekst og forventninger.
- om morgenen : ideell for starten på et møte mellom 9 og 10, slik at alle allerede er godt forankret i arbeidet, med et maksimalt energinivå, men ennå ikke er revet av sult. Hvis møtet skal vare lenger enn en time, må du planlegge en pause - kaffe eller frisk luft - for å gi gruppen energi igjen og beholde fokuset.
- Tirsdager midt på ettermiddagen : Det ser ut til at tirsdag ettermiddag verken for tidlig eller for sent (rundt 15.00) er en god møtetid. Uken er faktisk godt i gang, men ennå ikke for travel til å undergrave energi og evnen til å tenke og konsentrere seg. Fordøyelsen er generelt godt i gang, og alles energinivå er fortsatt relativt høyt.
- i fjerntliggende møter : en tid valgt etter gjensidig avtale mellom alle deltakerne, spesielt når de er geografisk spredt og ikke alle er i samme tidssone.
Det kan være hensiktsmessig at følsomme, konfidensielle eller toppledermøter velger et senere opplegg, på et tidspunkt hvor de aller fleste ansatte allerede har forlatt stillingen. Vær imidlertid forsiktig så du ikke fornyer disse sene møtene for ofte, alle har rett til privatliv og til å koble fra.
Denne filen er referert til i: Organiser og gjennomfør et møte effektivt
