Prosjektdashboard: interesse, indikatorer og trinn for implementering

Hvordan kan et dashbord forbedre ytelsen til prosjektene dine? Hva er innholdet? Hvordan velge riktige indikatorer? Slik designer du et slikt verktøy: Her er trinnene du må følge.

Sammendrag

• Hva er et prosjektpanel?
• Et dashbord for hvem?
• Hva er dette verktøyet til?
• Kvalitetskriterier for et dashbord for styring av et prosjekt
• Hvilke indikatorer å velge i prosjektledelse?
• Hvordan sette opp et prosjektpanel?
  
  • Definer hvem som skal ha hva og når
  • Bestem innholdet i dashbordet (e)
  • Sett opp datainnsamling og formatering
  • Lag dashbordet
  • Sett i produksjon og start sendingen

Hva er et prosjektpanel?

Dette er et dashbord (dashbord for våre angelsaksiske venner), inkludert indikatorer (eller beregninger) for å styre fremdriften i et prosjekt og overvåke ytelsen. Dette synteseverktøyet brukes til å overvåke helsen til et prosjekt. Det gjør ledelsen mer effektiv og enklere å implementere. Det letter beslutningstaking.

For mer generelle råd, se definisjonen av et dashbord.

Etter hvert som arbeidet skrider frem, lar det prosjektlederen og teamet hans vite hvor de er og hvor de må gå. I likhet med en bil eller et fly leverer dashbordet informasjonen som trengs for å holde prosjektet under kontroll. De viktigste parameterne er synlige med et blikk.

Et dashbord for hvem?

I praksis gir et prosjekt opphav til flere dashbord. Avhengig av målgruppen, er formålet forskjellig:

• For en prosjektleder : Målet er daglig ledelse. Han trenger relevante indikatorer for å overvåke fremdriften i prosjektet og sikre at alt er under kontroll.
• For medlemmer av prosjektgruppen : Alle må ha en personlig visjon om sine egne oppgaver og en overordnet visjon om prosjektet for koordineringsformål.
• For entreprenører og andre interessenter : avhengig av profiler og funksjoner, trenger de en generell oversikt over hovedstadiene, milepæler, samt en rapport om forbruket av ressurser. Dashbordet kan sendes og presenteres av prosjektlederen under styrekomiteer og prosjektgjennomganger.

Hva er dette verktøyet til?

Denne typen dashbord forenkler prosjektledelse og forbedrer effektiviteten i forvaltningen: de viktige KPI -ene (Key Performance Indicators) for å overvåke er direkte tilgjengelige og sentraliserte i en enkelt sammendragsrapport. Med Saas eller frittstående programvareverktøy kan de oppdateres i sanntid. Det er dermed mulig å forutse overgrep og sette i gang korrigerende handlinger før det er for sent.

Andre interesser:

• Bedre kommunikasjon: alle involverte aktører har samme informasjonsnivå. Utvekslingene er basert på et kvalitativt grunnlag. God kommunikasjon forhindrer misforståelser.
• Bedre koordinat: deling av indikatorer gjør at alle kan situere seg selv i fremdriften i teamets arbeid. Koordinering tilrettelegges.
• Utfør målrettet overvåking i henhold til prioriteringer og kritiske punkter.
• Hjelp til prosjektledelse: valget og visuell utheving av nøkkelindikatorer letter prosjektlederens oppgave når han må gjøre teamet sitt oppmerksom på viktigheten av forsinkelsen, den utilstrekkelige kvaliteten på leveransen osv. I tillegg er dashbordet en støtte for å overbevise beslutningstakere om at det er nødvendig å se på fristene eller det tildelte budsjettet.

Kvalitetskriterier for et dashbord for styring av et prosjekt

For å dra full nytte av dette verktøyet, er det flere punkter du må passe på.

• Relevansen av indikatorene: behold bare nøkkelindikatorene som har innvirkning på prosjektets ytelse.
• Beregningskvaliteten på målingene: bruke pålitelige informasjonskilder og definere presise styringsregler uten å være "gassfabrikker".
• Presisjonen: For å ta en pålitelig beslutning må indikatorene være presise.
• Oppdatert informasjon: Som presisjon er en utdatert måling irrelevant eller til og med misvisende.
• Syntetiske data: ikke snakk om å overbelaste mottakeren med overflødig informasjon. Funksjonen til et dashbord er å observere viktige data på et øyeblikk. Det er hensiktsmessig å stole på andre verktøy for å gå videre i analysen.
• Ergonomisk utforming: det enkle å forstå verktøyet er like viktig som innholdet. En bruker forventer en klar, luftig presentasjon, en enkel håndtering der det viktige kommer ut umiddelbart. Dagens apper produserer fine og effektive oppsett med jevn og intuitiv navigasjon.

Hvilke indikatorer å velge i prosjektledelse?

Innholdet i et dashbord avhenger av type prosjekt, formålet og mottakerne. Indikatorene er vanligvis basert på forestillinger om:

• kostnader,
• kvalitet,
• tidsbegrensning,
• opptreden,
• risiko.

Her er noen eksempler på tiltak:

• status på etapper (planlagt / fullført …)
• oppfølging av frister, milepæler (nådd, sent, anslag …)
• overvåking av oppgaver (pågår, ikke tildelt, prosentandel av oppgaver som er fullført, etc.)
• arbeidsmengde per person
• overvåking av kritiske handlinger
• totalt / konsumert budsjett
• forbruk av andre ressurser

Hvordan sette opp et prosjektpanel?

Det er ingen standard tilnærming for å utføre denne oppgaven. Imidlertid tilbyr vi deg en logisk vei basert på god praksis for å oppnå det mest optimale resultatet.

1. Definer hvem som skal ha hva og når?

   Identifiser og oppfør fremtidige mottakere av et dashbord. Som vist ovenfor, forventer hver typisk profil spesifikk informasjon. Bestem for hver hans mål og formål, deretter informasjonen han trenger, i henhold til hvilken frekvens og til slutt de relevante indikatorene.

   Gruppeprofiler som har lignende behov for å definere antall forskjellige dashbord som skal genereres.
   

2. Bestem innholdet i dashbordet (e)

   For hver profilgruppe, utvikle indikatorene som utgjør dashbordet.

   En indikator består av:

   • en informasjonskilde,
   • administrasjonsregler (beregninger, periodisitet av oppdateringer, etc.),
   • av målverdier, minimum eller maksimum, avvik.
   
   

   Viktig: få kontrollpanelet validert av mottakerne.

3. Sett opp datainnsamling og formatering

   Utvikle mekanismer for å samle informasjon: CSV -eksport, datamaskingrensesnitt, manuell oppføring, etc.

   Forbered formateringen av dataene og deres integrering i dashbordet.

4. Lag dashbordet

   Velg en ergonomisk presentasjon og bruk en optimal organisasjon slik at KPI -er fremheves.

   Noen tips :

   • Den vanlige leseretningen er fra venstre til høyre, fra topp til bunn: plasser viktig informasjon i den øvre delen til venstre i rapporten.
   • Farger har en betydning: rødt representerer haster og fare, grønt representerer suksess, fortjeneste. Spill med disse kodene for å gi tallene mer mening.
   • Symboler: de gir mer mening til tolkningen av tall (pil opp, ned, etc.).
   
   

   For prosjektstyringsprogramvare utføres designet direkte i programmet - Hvis du bruker et regneark (Excel eller annet), må du utarbeide en standardmodell.

5. Sett i produksjon og start sendingen

   Start den periodiske generasjonen av rapportering - send dashbordet (e) til mottakerne i henhold til den planlagte organisasjonen.

Denne filen er referert til i: Hvorfor og hvordan skal jeg administrere et prosjekt? - Dashboard