En workshop har ingen betydning hvis den ikke er effektiv og ikke fører til konkret fremdrift i et prosjekt, beslutningstaking, løsning av et problem … Hvis ansikt til ansikt virker det åpenbart og relativt enkelt å sette opp , ting blir komplisert når verkstedet må kjøres "praktisk talt". Optimal oppmerksomhet, lytting og ledelse er derfor viktige ressurser for tilretteleggeren.
Egenskapene til et eksternt verksted
Hvis ansikt-til-ansikt-workshops var normen til da, med bruk av ny teknologi, er det stadig mer behov for fjernarbeid der det kan implementeres, selv om noen selskaper fremdeles sliter med å administrere. Den siste helsekrisen har oppstått og veltet mange vaner og ført til dyp revurdering, inkludert i arbeidslivet - og bruk av fjernarbeid som den eneste måten noen ganger å fortsette å eksistere i markedet. I denne sammenhengen kan eksterne møter være relativt vanskelige å organisere og tilrettelegge.
Søknadssammenhenger
Et eksternt verksted vil være interessant i forskjellige sammenhenger:
- bevisst valg av selskapet,
- eksepsjonell helsesituasjon,
- geografisk fjerne ansatte,
- nomadiske ansatte …
Forskjeller mellom face-to-face workshops og virtuelle workshops
Det er store forskjeller mellom eksterne og ansikt-til-ansikt-workshops. Det er viktig for animatører å være fullt klar over dette for å animere dem så godt som mulig.
Blant disse forskjellene kan vi nevne:
- Redusert kvalitet og flytende kommunikasjon,
- Mindre aktiv deltakelse,
- Mindre vedvarende oppmerksomhet og konsentrasjon,
- Mindre effektive arbeidsverktøy.
De forskjellige typene virtuelle lag
Vi kan skille mellom fire typer virtuelle team, hver med en bestemt driftsmåte og vaner som er spesifikke for essensen:
- Team som alle medlemmer fjernarbeider fra selskapets lokaler,
- Team bestående av bare 1 eller 2 telearbeidere, resten jobber i selskapets lokaler,
- Teamet består av soloer / duoer / trioer spredt geografisk fra hverandre utenfor selskapets lokaler,
- Team hvis medlemmer er individuelt tildelt forskjellige kontorer og geografisk fjernt fra hverandre.
Hvert lag er forskjellig fra de andre, enten det er klassiske lag eller lag som er kvalifisert som "virtuelle". Tilretteleggeren må tilpasse seg og gjøre opplevelsen så rettferdig og produktiv som mulig.
I forbindelse med eksterne workshops, for større effektivitet, er det viktig at hver av deltakerne er under de samme arbeidsforholdene som de andre.
Utfør et eksternt verksted trinn for trinn
Når særegenhetene ved fjernarbeid er integrert, gjennomføres et fjerntliggende verksted med tanke på at tanken er å veilede deltakerne, slik man ville gjort for et tradisjonelt verksted.
Formaliser verkstedet
Velg og test verktøyene som brukes
Det første trinnet er å velge verktøyene som er best egnet for gjennomføringen av workshopen, med tanke på målet for det siste: implementering av et nytt prosjekt, løsning av et spesifikt problem, innovasjon, presentasjon og støtte. En endring, etc.
For effektivt å drive et eksternt verksted er det viktig å ta særlig hensyn til kommunikasjonen.
Send innbydende invitasjoner
Et eksternt verksted er forberedt like grundig som et ansikt til ansikt-verksted. Invitasjonene som sendes til deltakerne må være overbevisende for å sikre aktiv og effektiv deltakelse av alle og dermed inneholde følgende elementer:
- Målet med verkstedet,
- Navn på deltakere,
- Workshop -format,
- Utvekslingsprogram,
- Roller for hver.
Forbered dokumentene som er nyttige for workshopen
Noen dokumenter kan være nyttige i løpet av workshopen, andre å opprette, å fullføre … Hvis ansikt til ansikt er det relativt enkelt å finne et manglende dokument eller å løse eventuelle tekniske problemer knyttet til nevnte dokumenter, under et eksternt verksted, det er en helt annen ting. Tilretteleggeren må dermed samle og forberede alle eksisterende dokumenter som er nødvendige for diskusjonene og konstruere dokumentene for å hjelpe til med refleksjon (tabeller som skal fylles ut, planlegges å fullføre, rammer, bilder som skal fullføres, etc.).
Gjennomfør det detaljerte verkstedsprogrammet
Det ideelle er å formalisere to programmer. En for tilretteleggeren og en for deltakerne. Dette programmet vil minne deg om reglene for bruk av et eksternt verksted.
Merk: Det er en god idé å gi mer tid til et eksternt verksted
Tilrettelegge for verkstedet
Som et klassisk verksted er det godt for tilretteleggeren å være tidlig ute for å sette opp alt og sørge for at alt er klart på avtalt plan. Animasjonen foregår som følger:
- Sette opp verkstedet,
- Mottak av deltakere og påminnelse om regler for oppførsel og drift,
- Lansering av diskusjoner: presentasjon av verktøy, tidsregulering og tale,
- Avslutning av verkstedet, skriv og send rapporten.
Kommuniser, igjen og igjen. Kommunikasjon bidrar til å redusere geografisk avstand.
Begrens varigheten av workshopen og planlegg pauser der alle kan gjøre noen strekkøvelser, for eksempel.
Denne filen er referert til i: Animering av et arbeidsmøte - Ekstern møte: fra planlegging til online debriefing.
