Hvordan arbeide i prosjektmodus? definisjon og god praksis

Finn ut hvorfor og når du skal jobbe i prosjektmodus - bli inspirert av de beste fremgangsmåtene du kan implementere for å dra nytte av denne typen organisasjoner.

Hva er prosjektmodus?

Før du går i gang med implementeringen av et prosjektledelsessystem, er det viktig å sørge for at målet du vil oppnå oppfyller kriteriene for et prosjekt. Det bør ikke falle inn under omfanget av faste aktiviteter, ellers bør det styres av linjeledelse.

Ledelsestype	PROSJEKTLEDELSE	HIERARKISK FORVALTNING
Hendelse	Av og til, ikke-repeterende, engang	Gjentagende, kan planlegges fra ett år til det neste
Midlertidighet	Begrenset i tid	Ingen obligatorisk sluttdato
Prosess	Innovativ, lite kjent kunst	Kjente, kontrollerte data
Obligatoriske ferdigheter	Tverrfaglig, transversal av ferdigheter	Monokompetanse, internt i en tjeneste eller en avdeling
Utfordringer	Strategisk (ressurser, tidsfrister, utfordringer)	Begrenset til omfanget av tjenesten

Kriterier for å skille prosjektmodus fra permanente aktiviteter

Prosjektmodusen må derfor gjøre det mulig å artikulere tverrfaglige ferdigheter på en begrenset tid, for å nå et mål med spesifikke krav. Fra et organisatorisk perspektiv krever det at ledelsen av en portefølje av prosjekter definerer prioriterte prosjekter som skal utføres.

Interesse og grenser for prosjektmodus

Prosjektmodusen har tre store fordeler.

1 - Øk effektiviteten

Prosjektmodusen sikrer at tre konkurrerende parametere kontrolleres: frister (dato for igangkjøring eller markedsføring), kostnader og kvalitet (ytelse, image, akseptabilitet, etc.). Systemet implementert i prosjektmodus (ressurser, team, verktøy) må tjene til å artikulere disse tre dimensjonene. Det styrker smidigheten i organisasjonen.

2 - Kombiner ferdigheter

Målet med et prosjekt krever bruk av ferdigheter til ansatte fra forskjellige bakgrunner. For eksempel vil utviklingen av et nytt nettsted for et selskap kreve samarbeid mellom medlemmer av kommunikasjons- og IT -avdelingene i en begrenset periode - prosjektets varighet.

3 - Fordelsstyring

På grunn av den begrensede varigheten, og fordi den tilbyr et mål som ofte er mer konkret og kortere enn tilbakevendende aktiviteter, prosjektmodus er mer en kilde til motivasjon og engasjement for ansatte . Det gjør det også lettere å tildele ansvar (ta ansvar for et segment av prosjektet, administrere et underteam) til medlemmer av prosjektgruppen som er mindre vant til å ha dem uten det hierarkiske styringsrammeverket.

På den annen side når prosjektmodusen sine grenser hovedsakelig i to tilfeller:

• Hvis prosjektet er utilstrekkelig innrammet og / eller begrenset (derav viktigheten av innrammingsfasen!);
• Hvis prosjektet mangler ressurser: utilgjengelighet for ansatte, utilstrekkelig budsjett, upassende profiler i prosjektgruppen …

I disse situasjonene blir prosjektmodusen mer et handikap enn en fordel, ettersom målet blir enten uklart eller uoppnåelig.

Hvordan implementere det?

Spørsmålet om hvordan først går hånd i hånd med spørsmålet om "hvem?" ". Utnevnelsen av prosjektlederen, for å sikre prosjektledelsen og teamet hans er en virkelig viktig suksessfaktor. Vi kan deretter fortsette med å stille spørsmål:

• Hva er kvaliteter, erfaring, kunnskap som kreves?
• Hvem er de beste kandidatene i strukturen?
• Hva er tilgjengeligheten?

For å maksimere effektiviteten som loves av prosjektmodus og unngå fallgruvene, må en to-trinns tilnærming implementeres:

1. Gi mening

   En av de første oppgavene til prosjektlederen er å mobilisere et tverrfaglig team, der flertallet av deltakerne bare vil ha begrenset tid å bruke. For å involvere og få innkjøp fra disse samarbeidspartnerne, må du sørge for at følgende er forstått:

   • Behov og formål: hva er prosjektet til, hvordan bidrar det til organisasjonens strategi? Hva er dens gjennomførbarhet? Hva er leveransene?
   • Strategiske og operasjonelle mål: hvordan vet vi om prosjektet har lykkes eller mislyktes? Hva er risikoen?

   I tilfelle avvik mellom prosjektets mål og mål (mellom interessenter eller i teamet), må disse avklares eller føre til en ny vurdering av selve prosjektet.

2. Struktur

   Når meningen med prosjektet er godt definert og omkretsen avgrenset, kan prosjektlederen stole på et bredt spekter av verktøy for å organisere en ledelsesmekanisme i tjenesten for sitt mål tilpasset hans situasjon - planlegging, budsjett …: arbeidsnedbrytningsstruktur , PERT (spesielt for å identifisere den kritiske banen), GANTT -diagram, omvendt planlegging, etc.

I metodikk er smidige tilnærminger på vei oppover. Deres iterative sykluser gjør det lettere å ta hensyn til uforutsette parametere. De tilbyr mer fleksibilitet enn V-syklusen.

Beste praksis innen prosjektledelse

• Sett opp en lesbar og delt organisasjon

  Ved prosjektstart må prosjektlederen sørge for at organisasjonskartet av ansvarsområder (OBS) eller er godt delt av hierarkiet for faste aktiviteter - både om ansvarsforholdet og arbeidsmengden som prosjektet forårsaker (se også RACI). OBS bør også være godt forstått av alle medlemmer av prosjektgruppen, for å unngå hull eller overlappinger i oppgaver.

• Definer prosjektspesifikasjonene

  Spesifikasjonene formaliserer skriftlig formålet med prosjektet, behovene det oppfyller, omfanget, tidsfristene og de tilhørende virkemidlene. Det kan initieres via et omfangsnotat ved opprinnelsen til prosjektet, og detaljert under implementeringen av prosjektstyringssystemet. Den skal deretter fungere som en veiledning for hvert teammedlem som en del av deres oppgaver. I sammenheng med store eller svært komplekse prosjekter kan en prosjektledelsesplan (PMP) eller en prosjektkvalitetsplan (PQP) utvikles i tillegg eller som erstatning. Risikostyring skal også tas i betraktning.

• Sett opp et samarbeidende administrasjonsverktøy

  I sammenheng med en organisasjon splittet geografisk, organisatorisk eller IT, kan bruk av et samarbeidsstyrt verktøy (Slack, Teams, WiMi, Planzone, etc.) være en fordel. De letter utveksling av dokumenter, visualisering av oppgavene som skal utføres og timeplanen, diskusjon av samarbeidspartnere med dedikerte meldinger, etc. Kort sagt stimulere kollektiv intelligens. Vær imidlertid forsiktig, fordi implementeringen av disse verktøyene kan være tidkrevende (konfigurasjon, opplæring av ansatte).

• Etablere et delt styringssystem

  Prosjektovervåking må utføres som minimum ved regelmessig å holde "prosjektanmeldelser" som skal samle hoveddeltakerne. Spesielt bruker de prosjektpanelene. Disse periodiske gjennomgangene må sikre:

  • deling av nøkkelinformasjon med styringsgruppen;
  • jakten på løsninger på vanskene som er reist;
  • kommunikasjon rundt prosjektets fremdrift via medier som rapporter (intern) eller pressemeldinger (ekstern).
  Ikke glem å ta vare på nedleggelsen av prosjektet. Den akkumulerte erfaringen beriker kunnskap og stimulerer til kontinuerlig forbedring av praksis.

Denne filen er referert til i: Prosjektledelse