Med fremveksten av ny teknologi og den til tider delikate konteksten i dagens verden, å kommunisere effektivt internt har blitt et viktig og avgjørende element for et selskap.
Å sette opp et slikt verktøy er en tilnærming hvis suksess avhenger av måten det vil bli implementert i selskapets liv, så vel som informasjonen som deles - redaksjonell linje, innhold, layout, etc.
Rask navigering
- Hvorfor lage en intern journal?
- Hvordan sette opp et forretningsmagasin?
- Bygg redaksjonen
- Definer målet
- Definer den redaksjonelle linjen til magasinet
- Velg format og distribusjonsmedium
- Hvor fort skal det publiseres?
- Innhold i selskapets journal
Kommuniser med alle ansatte i enheten og implementer en kobling mellom ledelse og ansatte … et problem med intern kommunikasjon optimalisert takket være denne spaken.
Hvorfor lage en intern journal?
Interne tidsskrifter er kommunikasjonsverktøy som spesielt gjør det mulig å etablere en viss samhørighet i selskapet og å fremme utvekslinger. De gjør det mulig å styrke koblingen mellom ledelsen i selskapet og dets ansatte. En kobling som etableres gjennom en formell dialog skrevet ned på papir (digital eller fysisk). Det er dermed et flaggskip for menneskelig ressursforvaltning.
Målene med dette verktøyet er mange:
- opprettholde merkevaren av selskapet,
- beholde de ansatte,
- gi mening oppdragene til hver,
- styrke bedriftskulturen , spesielt ved å styrke følelsen av å tilhøre en og samme enhet,
- å forsikre når det gjelder en spent situasjon, en endring som kommer (krisekommunikasjon),
- styrke og utvikle potensialer og talenter ,
- dele informasjon om selskapets levetid : nye markeder, etc.
- introdusere en ny ansatt ,
- informere om nye tjenester gjort tilgjengelig for ansatte: barnehage, vaskeri, ulike kurs osv.
- fremme en virksomhets aktivitet utenfor en bedrift : engasjement for en bestemt sak, idrettsforestillinger, kunstnerisk aktivitet, etc.
- tillate en ansatt å dele personlig eller profesjonell suksess : vitnemål oppnådd i etterutdanning, innovasjon, etc.
I dag bruker vi informasjon på en radikalt annen måte enn for noen få år siden. Det er derfor viktig å tilpasse din interne avis til nye trender slik at den blir lest av så mange som mulig samtidig som den integreres harmonisk i din interne kommunikasjonsstrategi.
Hvordan sette opp et forretningsmagasin?
Hvis etablering av en intern bedriftsavis krever et minimum av kunnskap (redaksjonelt, layout, grafikk, layout, utskrift, distribusjon, etc.), Imidlertid er ikke bruk av kommunikasjonsfagfolk systematisk . Noen av dine ansatte har absolutt disse talentene og vil glede seg over å utvikle dem ved å engasjere seg i prosjektet. Ikke nøl med å ringe generelt før du henvender deg til et kommunikasjonsbyrå hvis priser kan være svært høye avhengig av dine behov.
Trinnene er klassiske og felles for andre medier, nemlig: å sette opp et team som har ansvaret for prosjektet, definere det generelle målet og målet for hver publikasjon, sette den redaksjonelle linjen, utforme innholdets form, velge emnene som skal behandle…
Bygg redaksjonen
Mens redaksjonene tidligere hovedsakelig besto av medlemmer av HR -avdelingen, er de nå åpne for alle frivillige ansatte fra de forskjellige avdelingene i selskapet. En redaksjon bestående av personer med forskjellige bakgrunner tilbyr et bredt spekter av emner å dekke, og snakker med et større antall samarbeidspartnere. I tillegg induserer dette bedre samhørighet rundt et felles prosjekt og økt generell motivasjon.
Ideelt sett er HR -avdelinger vil beholde ledelsen i selskapsmagasinet, opprettelsen av innholdet - og kommunikasjonsavdelingen både skriftlig og formalisert . Når det gjelder en liten bedrift, er det ofte ledelsen som administrerer bladet. I dette tilfellet er det viktig å sikre at magasinet ikke bare blir talerøret til sistnevnte og / eller at sensur ikke hersker.
Det er også mulig å outsource skriving av avisen til et kommunikasjonsbyrå.
Samarbeidet mellom ulike aktører i selskapet er en reell garanti for suksess for en intern avis. Foren og motiver troppene dine til å engasjere seg i utviklingen av dette bladet for å maksimere suksessen til din interne kommunikasjon via dette mediet.
Definer målet
Før du går i gang med produksjon av allsidige skrifter, ta deg tid til hvert problem å definere målet nøyaktig av innlegget ditt. Vil du ha :
- å forsikre i tider med stress,
- forbund rundt et globalt forretningsprosjekt,
- forberede seg på en endring neste,
- informere nye tjenester,
- å dele en spesiell suksess for selskapet,
- la en av dine ansatte dele en ekstra profesjonell lidenskap ,
- å oppmuntre et solidaritetsinitiativ,
- etc.
Dette vil gi redaktørene en passende retning, en tilstrekkelig innfallsvinkel for utvikling av artiklene.
Definer målet ditt
Et selskap består av forskjellige mennesker som opererer på forskjellige nivåer, og ikke alle har de samme forventningene og interessene. Det er avgjørende at bedriftens avis er ikke rettet mot en enkelt kategori ansatte . Alle må finne kontoen sin.
Ta deg tid til å studere lesertallet og alles interesser for å generere generell interesse.
Definer den redaksjonelle linjen
Vanligvis kan alle typer nyheter om næringslivet som kan være av interesse for ansatte diskuteres: nye markeder, store prosjekter, personligheter som markerer strukturen … Kort sagt alt som kan fange leserne uten å kreve en annen kommunikasjon. Det er oppfyller forventningene til leserskaren din straffet med å miste det.
Du må også finne et navn på journalen din. Vær kreativ mens du respekterer identiteten til din bedrift. Navnet skal være kort, lett å huske.
Formater og medier
Fra et enkelt nyhetsbrev sendt til alle ansatte på e -post til en mer omfattende avis, som formidler mange nyheter, distribueres til alle og er tilgjengelig i selskapets resepsjon, er mulighetene når det gjelder interne magasiner mange. Dette er en mulighet til fremheve kreativiteten og talentene til dine ansatte og jobbe med bedriftens image .
Utvikle magasinet ditt på en programvare som Indesign, Publisher, Canva, Scribus eller bare word.
Det er lurt å ta en mock-up før distribusjon for å kontrollere at alt er kompatibelt, godt skrevet og godt artikulert. Det optimaliserer også fargepaletten for utskrift, om nødvendig.
Tekstene og det visuelle må være organisert på en lett måte, fargene tilstrekkelig lyse uten å være aggressive, skriften lesbar og klærne strukturert.
Uansett hvilket medium og hvilket format du velger, vil du sørge for å respektere selskapets grafiske charter så vel som dets visuelle identitet. Avisen bør også være i samsvar med bildet og ånden i virksomheten din.
Velg en kanaloverføring gir muligheten til å tilfredsstille alle. Fordi hvis det digitale stort sett har gått foran fysiske medier, forblir det siste interessant og bør ikke ignoreres.
Bilderettigheter og opphavsrettHvis du bruker bilder og / eller andre bilder som er hentet her og der, må du skaffe deg rettighetene til dem. På samme måte må alle menneskene som vises på bildene dine ha gitt sitt samtykke til distribusjon (bilderettigheter). Ditto for bygninger og andre konstruksjoner.
Sørg også for at tekstene som produseres ikke kommer fra kopier av verk eller fra plagiat (opphavsrett).
Papirstøtte
Dette er' et must - en ureduserbar kan man si - for ikke å bli oversett . Kontakt med papir forblir uovertruffen. Å bla i et blad ville være en beroligende følelse. Fordelene med papirjournalen er mange: vi beholder den mer enn en e -post, den kan konsulteres overalt (inkludert der nettverket ikke passerer). Dessuten er det lettere å sette av en papiravis til senere lesing. Bare synet av sistnevnte vil minne leseren om at den inneholdt en interessant artikkel.
Når det gjelder formatet, har du valget: flygeblad, brosjyre eller brosjyre, A4, A5, vertikal eller horisontal, eller en annen mer original presentasjon. Når avisens format er valgt, kan du bruke det for hver distribusjon for å opprettholde visuell konsistens.
Når det gjelder utskrift, har du også et valg her. Du kan velge å administrere dette trinnet internt eller å ringe til en skriver. I alle tilfeller er det å foretrekke å skrive ut et tilstrekkelig antall eksemplarer. Bedre å planlegge bredt. Du kan alltid legge igjen noen få kopier av din interne journal i resepsjonen, dette vil styrke bildet av selskapet med besøkende.
Elektronisk Media
Du sender e-journalen din i pdf eller annet format via e-post, via en leseapplikasjon, ellers kan du se den online på selskapets nettsted eller til og med via et intranett eller en CSR.
Vær oppmerksom på vektene på bildene og andre bilder, spesielt for ikke å veie ned dokumentet. Nedlasting eller visning vil bli tregere og lesingen kompromittert.
Video
Hvis du har mestret kodene for å produsere filmede aviser som TV -nyheter, kortfilmer eller firmafilmer, kan du begynne å lage en videoversjon som vil bli lagt på nettet via de samme mediene som før. Denne tilnærmingen er mer dynamisk, morsom og livlig enn de tidligere støttene, men krever spesielle ferdigheter. samt større tilgjengelighet av arbeidere.
Periodisitet
Firmaets tidsskrifter er vanligvis månedlig . Deles ut sammen med de ansattes lønnsslipp. Avhengig av volumet av publisert informasjon kan du imidlertid velge et ukentlig eller kvartalsvis - eller til og med årlig format (sistnevnte vil ha mindre innvirkning). Jo større virksomheten din er, desto mer sannsynlig er det at avisen din har informasjon. Og dermed kreve hyppigere formidling.
Det viktigste er å finn riktig publikasjonstempo og hold deg til det for å opprettholde interessen av leserne dine.
Innhold i en intern journal
Fond og form
Ta vare på både innholdet og formen på bladet ditt: tekster godt skrevet, relativt korte, illustrert og organisert på en harmonisk og attraktiv måte . Din interne journal skal fremfor alt være underholdende, ellers blir den ikke lest. Varier formatene til det visuelle, lek med fargene, titlene, innleggene for å lette lesingen.
Du kan hente inspirasjon fra allerede avisede bedriftsaviser eller den klassiske pressen.
Ikke forsøm trinnet av korrektur som tar sikte på å kontrollere at alt er riktig og at tekstene ikke inneholder feil.
Hvilken informasjon å dele?
En intern avis, enten det er et enkelt nyhetsbrev eller et ekte blad, ser slik ut - hvert element blir mer eller mindre utviklet avhengig av formatet som er vedtatt:
Edito
I journalistikken er det det skrevet av redaktøren - eller avissjefen - og fungerer som en invitasjon. Den presenterer redaksjonens interesse (ikke-personlig synspunkt) på et av hovedtemaene i tidsskriftet som den relaterer til og angir tonen for nummeret. Det er en utveksling mellom redaksjonen og lesertallet.
Nyheter i korte trekk - Selskapsnyheter
Informasjon om selskapet vil bli spredt her: suksesser - men også feil, pågående prosjekter, flytting av en tjeneste, drift av cateringtjenesten, nye ansatte, pensjonisttilværelse, promotering, tjenester tilgjengelig for ansatte, etc.
Denne informasjonen må fremfor alt sette den menneskelige siden i søkelyset .
Diverse og varierte varer
Disse skriftene skrevet av redaksjonen eller av folk "inviterte" eller frivillige kan ta for seg forskjellige emner, relatert til eller ikke til selskapets liv:
- ekspertartikler : en eksperts synspunkt om et bestemt emne (styringssystemer, offentlige taler, styrking av selvtillit, etc.) eller presentere en konferanse som sannsynligvis vil interessere ansatte osv.
- artikler om trivsel på jobben : disse påvirker alle ansatte og kan ta opp temaer som utbrenthet eller psykososial risikostyring, eller til og med gi ideer og øvelser for å slappe av og lære å bedre styre tiden sin …
- informasjon om det lokale livet : show, konferanser, nye serveringssteder, nye tjenester rundt hotellet (renseri, barnehage, parkering, trafikk, etc.).
Selskapets sosiale liv
Tilby alle ansatte mulighet til å uttrykke seg , enten det er for en av deres profesjonelle suksesser eller en sak som ligger dem varmt om hjertet, i en annen personlig lidenskap, en sportslig utfordring, etc.
Del her nyheter om selskapsklubber, humanitære prosjekter, sportslige utfordringer og andre, organisert av selskapet, åpent for alle ansatte, men basert på frivillighet.
Rubrikkannonser: behold en plass slik at ansatte kan kommunisere og dele informasjon som ferieutleie, kjøp / salg av utstyr, etc.
